Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Memòria 2016 Gestió Documental-Arxiu i Registre

maig 3, 2017 in Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Arxius, General, Gestió documental

Read the rest of this entry →

La conservació del registres històrics. Projecte Mamut

juliol 11, 2016 in Aministració electrònica, General, Gestió documental

L’Ajuntament de Terrassa ha iniciat un projecte de migració de la seva base de dades general i dels aplicatius de gestió que s’hi relacionen i aboquen les dades.

El Registre General d’entrades i sortides d’una Administració Pública és una base de dades de conservació permanent. Per tant, les administracions han de preveure com es conservarà la informació i les dades que contenen i com s’accedirà a aquesta informació en altres formats en el futur.

Des del Servei de Tecnologia, Sistemes Informació, Arxiu i Registre General de l’Ajuntament de Terrassa, s’ha portat a terme un projecte per extreure totes  les dades històriques del Registre d’entrada, sortida i comunicats

La solució que s’ha treballat permet conservar tots els assentaments del registre i fer cerques, consultes i exportació de dades, accedint des d’una altra aplicació web gratuïta i oberta.

Registre Històric. Cerca per anys

Fins ara, tots els assentaments del registre general electrònic estaven en la mateixa base de dades i es podien consultar en línia des de l’any 1991 fins a l’actualitat. Ara, s’ha vist la necessitat de conservar aquesta informació en un sistema diferent: els assentaments s’han traspassat de la base dades al Gestor Documental, tot conservant la possibilitat de consulta per als treballadors de l’Ajuntament mitjançant un navegador web. Així mateix, el gestor ens assegura una conservació a llarg termini de totes les dades i al conversió automàtica dels formats.

El procés ha estat el següent:

  1. Selecció dels camps de la BBDD de registre general que es volien conservar, tot seguint l’ ENI d’intercanvi d’assentaments registrals.
  2. Preparació d’una SELECT d’extracció de les dades i transformar-les a un XML ordenat per anys.
  3. Ingrés del document XML i les seves metadades al gestor de documents.
  4. En el moment de fer l’ingrés del XML al gestor documental, de manera automàtica hi ha una conversió de les dades al format JSON.
  5. Immediatament ja es pot fer una consulta on line a través d’un aplicatiu webframework JQuery i el plugin Datatables. Aquest plugin és l’encarregat  de presentar una taula amb els resultats d’un any del registre històric. Així mateix, dóna l’opció de realitzar cerques filtrant els resultats obtinguts i també realitzar exportacions a formats  Excel, CSV o PDF.
  6. Finalment les dades dels assentaments del registre dels anys 1991 al 2003 s’han eliminat de la BBDD. D’aquesta manera l’Arxiu Municipal ha col·laborat en la reducció del volum de dades i d’informació del la BBDD de l’ajuntament.

El resultat final ha estat:  un total de 1.360.000 assentaments registrals s’han extrets de la base de dades general de l’Ajuntament, ingressats al gestor documental, convertits a nous formats, cercables per diferents camps i accessibles per a tots els treballadors de l’Ajuntament.

Registre històric

Dia Mundial del Patrimoni Audiovisual 2015

octubre 26, 2015 in Arxiu fotogràfic, Difusió, General

ELS FONS AUDIOVISUALS DE LES TELEVIONS LOCALS EN RISC DE DESAPARÈIXER

El dia 10 de juny del 2015 l’Observatori Permanent d’Arxius i Televisions Locals (OPATL) de Catalunya i Andorra alertava que el tancament de moltes televisions locals posava en perill la conservació i preservació dels seus fons audiovisuals.

A principis dels anys 80’s del segle XX, van sorgir una gran quantitat de Televisions locals a Catalunya, fruit d’iniciatives individuals o col·lectives, voluntàries, que es dedicaven a gravar amb vídeo domèstic totes les activitats i esdeveniments del poble, ciutat o barriada (en el cas de Barcelona).

Amb el temps, algunes d’aquestes televisions locals es van municipalitzar, d’altres continuaven com iniciatives privades, però la majoria van créixer i van augmentar els seus recursos, el seu personal, les hores d’emissió, els programes propis i els seus fons audiovisuals, veritable actiu de les televisions, que guardaven en els seus propis arxius.

audiovisuals

 

Les imatges enregistrades per aquestes televisions locals són úniques i irrepetibles, ens mostren els esdeveniments més rellevants de la vida local i comarcal, són imatges que només podem trobar en els arxius de les TV locals. Són imatges, programes propis, noticiaris, programes en directe, produccions propis, bruts de càmera, que únicament les podem veure en els arxius d’aquestes televisions i per tant formen un important i valuós patrimoni cultural que no podem deixar perdre.

Tot el conjunt de vídeos de les televisions locals catalanes forma un immens patrimoni audiovisual, molt valuós per a la seva explotació i reutilització en el futur. Les imatges tenen un alt valor testimonial, per a perpetuar la memòria col·lectiva, però també tenen un elevat valor iconogràfic i per a ser utilitzades en reportatges, publicitat, documentals i en general per a la seva explotació en la industria audiovisual.

El valor exacte d’aquestes imatges el coneixerem en el futur! Per això l’hem de preservar!

El resultat és que a gairebé tots els municipis de Catalunya existeix una televisió local que conserva un fons audiovisual propi de cintes de vídeo, en diferents sistemes (beta, VHS, H8, Umatic i altres) que es troba en risc de desaparèixer si no es passa a sistemes digitals i es fa el tractament arxivístic de descripció, canvi de format i condicionament adequat per a la seva preservació . El problema és que, arran de la crisi econòmica, moltes d’aquestes televisions locals s’han quedat sense recursos i no poden atendre els seus arxius i fons audiovisuals.

L’Observatori Permanent de Televisions Locals  de Catalunya i Andorra,  que treballa en equip i es reuneix des de l’any 2008, ha calculat que a tot Catalunya hi ha unes 250.000 hores de vídeo enregistrades procedents de les televisions locals, i que la majoria d’aquestes hores es troben en formats de vídeo analògics.

El principal perill d’aquestes cintes de vídeo, és la seva ràpida degradació, amb el pas del temps (pocs anys) es perd la informació; les imatges, el color, la banda sonora, es poden desmagnetitzar i esborrar completament. Cal afegir-hi el problema de l’obsolescència dels aparells reproductors de les cintes de vídeo. Cada vegada queden menys aparells de reproducció de vídeos en bon estat de conservació.

Així, què podem fer? Com podem mantenir aquest important i valuós patrimoni audiovisual en perill de desaparició?

La única solució és la digitalització, convertir totes aquestes hores d’audiovisuals enregistrades en cintes de vídeo a formats digitals de preservació, migrar la informació que contenen a nous suports i formats.

A hores d’ara ja és urgent!

Es indispensable prioritzar la digitalització d’aquest patrimoni audiovisual, ja que el seu suport original no resisteix més. De res ens serviran els milers d’hores enregistrades en un suport degradat i que ja no podem fer servir! Si no canviem el suport de les cintes de vídeo i migrem la informació a sistemes digitals, ens quedarem sense imatges, sense un autèntic patrimoni audiovisual.

Aquesta és la principal urgència. Cal destinar recursos a la digitalització del vídeo analògic. També caldrà fer la descripció de les imatges, tractar els fons audiovisuals, condicionar-los i preparar-los per a la seva consulta, accés i posterior reutilització i explotació.

L’OPATL ha presentat una declaració amb 15 propostes molt clares i concretes que convindria seguir:

http://blogstv.laxarxa.com/observatori/2015/06/09/declaracio-per-la-proteccio-i-la-promocio-dels-arxius-audiovisuals-de-les-televisions-locals-dandorra-i-catalunya/

Si us plau, fem-ne cas!

 

Arxius de Terrassa 2014

febrer 4, 2015 in Arxius, Arxivers, Difusió, General

Passar comptes del treball realitzat, donar resultats, explicar la feina que fem els professionals dels arxius i les persones que hi treballem, fer balanç de l’any que hem passat, oferir dades i informació concreta, és una obligació que tenim tots els serveis públics.

Per als arxius de Terrassa, l’any 2014 ha estat un any excepcional en molts aspectes, molt productiu i també molt absorvent i engrescador.

Potser no n’hem estat prou conscients fins que no ha acabat l’any i la perspectiva del mes de gener i la preparació de la memòria anual ens ha donat la dimensió real.

L’any 2014 va començar amb un projecte molt innovador, interessant i atrevit, que va requerir la implicació i coordinació de molts serveis i persones. Ens referim a la digitalització dels documents del registre d’entrada i la seva  compulsa electrònica, de manera que qualsevol documents que s’entrega a l’Ajuntament de Terrassa es converteix en digital des de l’inici de la tramitació.

Ara, avui podem dir que el projecte ha estat un èxit. Que l’Ajuntament l’ha assumit i l’ha fet seu, amb les dificultats i reticencies inicials, i hem aconseguit canviar la manera de treballar i entendre el registre general.

Dades estadístiques 2014 Digitalització i Compulsa

Total Registres d’entrada amb documents compulsats ⇒ 38.423 registres

Total Registres d’entrada amb documents compulsats ⇒ 69.564 Documents

Total espai ocupat (MB) ⇒ 39.488 Mb

Total expedients iniciats amb documents digitalitzats des del registre ⇒ 19.449 Expedients

Total documents ingressats al gestor documental (inclou registre d’entrada)87.027 Documents

Durant els mesos d’abril i maig vàrem començar preparar el trasllat dels arxius de Terrassa:

– L’Arxiu històric de Terrassa i Comarcal del Vallès Occidental estrenava una nova seu

L’Arxiu Municipal aprofitava les antigues instal·lacions de l’Arxiu Històric i es preparava per a buidar tres dipòsits d’arxiu i unificar la documentació.

Entre els dos arxius vàrem traslladar:

  • Més de 45.000 capses de documents
  • 59 planeres amb plànols
  • 71 arxivadors
  • 14 armaris, 13 taules i cadires
  • Prestatgeries i llibres de la biblioteca
  • Amb un pressupost total de 52.030 € (IVA inclós)
IMG_20140612_133502

Trasllat de l’Arxiu Administratiu

El trasllat de diferents arxius es va realitzar del 9 de maig al 6 de juny amb la implicació i ajuda de  tots els colaboradors/res dels arxius de Terrassa i una empresa especialitzada en trasllats d’arxius. El  9 de juny, Dia Internacional dels Arxius vam celebrar la inauguració del nou equipament a ple rendiment, el que ens va omplir de satisfacció i de tranquil·litat arxivera en pensar que tenim equipament per anys!

Encara el mes de juliol i agost vàrem tenir temps per a acceptar fer-nos càrrec del servei del Registre General de l’Ajuntament  i modificar les nostres linies de treball. Durant les mesos de tardor i hivern hem estat encaixant el nou servei amb tots els canvis que comporta.

L’Arxiu ha continuat present a les xarxes socials per fer visible la seva tasca i apropar-se als ciutadans.

Pàgines vistes del web Arxiu Municipal ⇒ 49.161

Pàgines vistes del web Arxiu Comarcal ⇒ 2.807

Pàgines vistes Guia de l’Arxiu ⇒ 4.859

Tuits enviats des de @ArxiudeTerrassa  ⇒ 562

Per acabar l’any, el 17 de desembre, aconseguiem aprovar la DUA a l’Ajuntament i ens adheriem com institució a la campanya engegada per l’Associació d’Arxivers de Catalunya i el CIA/ICA  per donar a conèixer la professió i els arxius.

web

Acte de presentació de l’adhesió a la DUA