Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Memòria 2016 Gestió Documental-Arxiu i Registre

maig 3, 2017 in Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Arxius, General, Gestió documental

Read the rest of this entry →

Les noves instal·lacions de l’Arxiu

juliol 4, 2014 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius

En motiu de la celebració del dia internacional d’Arxius el 9 de juny es va inaugurar la nova seu de l’Arxiu Històric i Comarcal al carrer Baldrich núm. 268. A la suma d’aquest nou equipament per l’Arxiu s’ha d’afegir el trasllat de l’Arxiu Administratiu al carrer Pantà núm. 20.

Amb aquestes noves instal·lacions i redistribució d’espais is dipòsits l’Arxiu s’adapta a les necessitats actuals  i augmenta els seus dipòsits per garantir un tractament, conservació i preservació adequada de la documentació.

 

Canvis a les instal·lacions d'arxiu

Les instal·lacions de l’arxiu en el passat i en el present.

Sala de consulta del carrer Baldrich

Nova sala de consulta de l’Arxiu del carrer Baldrich.

Façana del nou arxiu

Façana de l’Arxiu del carrer Baldrich.

 Esteu tots convidats a apropar-vos a l’Arxiu ja sigui per les activitats que es programen a l’Arxiu del carrer Baldrich (per exemple, les activitats realitzades per Festa Major) o per consultar documentació en qualsevol de les nostres seus.

Us recordem a més que teniu disponibles alguns tràmits a SEU electrònica per a consultar documentació:

Consulta d’assessorament de recerca a l’Arxiu Històric de Terrassa

Consulta d’assessorament genealògic a l’Arxiu Històric de Terrassa

Sol·licitud de fotografies i imatges de l’Arxiu Municipal de Terrassa

 

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.

 

 

 

Guia de digitalització de documents

novembre 26, 2013 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Gestió documental

 

La digitalització dels documents municipals és un dels processos importants en el suport i el desenvolupament  de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Terrassa, i també és un dels objectius principals de l’estratègia de difusió i accessibilitat documental de l’Arxiu Històric de la nostra ciutat.

Convertir els documents en format paper en documents electrònics ajuda l’automatització dels procediments, facilita la simplificació administrativa, afavoreix l’accés dels ciutadans a la informació, agilitza la gestió documental, i permet l’accés remot de la documentació històrica.

La digitalització segura també ens permet anar abandonant progressivament  la documentació en paper per passar a la documentació electrònica, desenvolupar la tramitació electrònica i d’aquesta manera complir la normativa en matèria d’administració electrònica.

Aquest mes de novembre l’Ajuntament de Terrassa ha aprovat una Guia de digitalització de documents, que té per objectiu establir les pautes de treball i els criteris a seguir per tal de garantir els millors resultats en la digitalització, uniformitzar els protocols d’actuació i l’ús de la tecnologia adequada en qualsevol projecte de digitalització que es porti a terme a l’Ajuntament de Terrassa. Amb la finalitat d’assegurar la fiabilitat, la integritat, la usabilitat i la conservació dels documents digitals, així com definir el procés de digitalització i compulsa electrònica dels documents des del registre general d’entrada.

             Podeu accedir al document:  Guia de digitalització de documents

Per tal d’assegurar l’autenticitat, fiabilitat, integritat dels documents digitalitzats es procedirà  a la compulsa electrònica mitjançant una signatura reconeguda al servei del personal de l’administració municipal, tal i com preveu l’article 40 de l’Ordenança Municipal per al Govern i l’Administració Electrònica de Terrassa.

El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.

No a la custòdia irresponsable de la documentació d’arxiu

juliol 4, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental

Aquests dies els arxius són notícia per la fallida d’ADOCAT, una empresa dedicada a la custòdia d’actius físics i orientada a la gestió de documents. No és la primera empresa que cau en l’actual conjuntura socioeconòmica, però sí que ho és en un dels sectors que l’any 2011 només va perdre un 2% de la seva quota de mercat i que, per tant, no està patint la crisi com d’altres. I és que la gestió de documents i la conservació d’actius físics és una aposta de futur, però, evidentment, només si es fa ben feta.

La caiguda d’ADOCAT només fa que donar la raó a una reclamació (diríem, fins i tot, una alerta) que portem fent des de fa temps des del sector dels arxius. Com a titulars de fons, el fet de confiar la preservació de la nostra documentació a una empresa externa pot suposar, si en trivialitzem la seva importància cabdal, sotmetre-la a greus riscos. És a dir, creure frívolament que davant del “problema de l’arxiu” la solució és externalitzar el servei, amb la conseqüent reducció de costos en personal i amb la recuperació d’espais físics ocupats fins ara per “papers vells”, és una temeritat.

Un titular de fons, és a dir, un Ajuntament, una Diputació, una Generalitat, qualsevol organització de dret públic però també una empresa privada, té la responsabilitat última sobre la documentació que ha produït i rebut en el desenvolupament de les seves activitats. Per aquest motiu ha de vetllar per la seva integritat, per la seguretat de les dades personals que hi trobem, per l’accessibilitat i disponibilitat, i, en darrera instància però no menys important, per la seva autenticitat i fiabilitat.

Amb més raó, i aquesta part ens afecta més directament com a arxiu d’una administració pública, quan hem d’assegurar la protecció de la documentació de dret públic, en la qual els ciutadans i les ciutadanes hi veuen garantits els seus drets i deures. Sense aquesta protecció cau la seguretat i es perd confiança en el sistema. La nostra funció administrativa, però també social, es devalua.

Qui i com s’ha de custodiar la documentació pública? On queda la responsabilitat? Creiem fermament que cal disposar d’un servei d’arxiu propi que gestioni els documents i els conservi de manera professional. L’opció de voluntariat o d’externalització, a curt termini, acabarà provocant despeses addicionals. Mala pràxis en el treball per poca preparació redundarà en més temps en la recuperació de la informació. El preu del metre lineal en custòdia externa s’incrementarà a mida que n’augmenti la demanda. La distància de la documentació custodiada també allargarà el temps de resposta a la sol·licitud de documents. No disposar d’arxivers que controlin tot aquest sistema pot provocar pèrdua de coneixement pràctic en l’ús d’aquesta documentació un cop recuperada. En podríem dir d’altres.

Convé, per tant, preparar bé el terreny:

1.- No diem que una custòdia externa no sigui útil. Diem que, en tot cas, les empreses que vulguin proveir aquest servei haurien d’estar sotmeses a procesos d’homologació que certifiquin la seva capacitat per exercir la tasca.

2.- Sol·licitar certificació en ISO 30300 a aquestes empreses. Només demostrant una bona gestió interna dels seus processos evidenciaran ser competents i responsables a l’hora de dur a terme una bona gestió d’uns documents que no li són propis. Se’n diu predicar amb l’exemple i, sobretot, demostrar que ho faran millor que si ho fa un servei propi.

3.- Documentar les responsabilitats mitjançant un contracte que prevegi la fallida de la pròpia empresa i dissenyar un protocol d’actuació davant un desastre d’aquestes característiques. Fallar i no retornar el producte custodiat de la mateixa manera en què s’ha rebut no és només un problema per l’empresa contractant, sinó una irresponsabilitat.

4.- Sol·licitar que l’empresa de custòdia utilitzi els codis de l’empresa contractant per tal de localitzar i recuperar la seva documentació. No s’hi valen només sistemes de control d’emmagatzematge com si parléssim d’un supermercat; cal que la documentació sigui localitzable a partir de diferents sistemes. Més feina sí, però més control.

#ArxiudeTerrassa 2.0

juny 6, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu fotogràfic, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental, Gestor documental, Sin categoría

La nova estratègia 2.0 de l’Arxiu de Terrassa és un plantejament inevitable. Estar al dia de les nous canals de comunicació amb la ciutadania és una exigència que s’escau amb la nostra principal missió: difondre el coneixement que custodien els nostres arxius. En motiu del dia internacional dels Arxius 2012 us presentem la nostra estratègia 2.0

Una línia de Twitter iniciada ja fa un parell de mesos i que a partir d’ara serà el nostre canal principal de difusió de les nostres activitats però també de la nostra tasca diària, tant en l’àmbit de la gestió de documents com en l’àmbit de la difusió cultural. Es tracta d’un canal conegut ja per molta gent, àgil, directe i prou precís perquè la nostra informació arribi gairebé en temps real. Ja hem tingut una experiència molt bona en aquest sentit amb el seguiment de la jornada “Els Nens Robats: la circul·lació il·legal de menors durant el segle XX” celebrada el passat 9 de juny. D’una banda podeu veure l’storify complet dels missatges que van circular aquell dia. De l’altra us pengem el reportatge que ens va dedicar el Telenotícies de TV3 d’aquell dia (mireu sobretot a partir del minut: 25:52).

Per l’altra banda iniciem un blog per a difondre de manera més aprofundida les nostres activitats. En aquest els nostres professionals hi abocaran totes les novetats, troballes, iniciatives, idees, propostes, estratègies, que la nova marca Arxiu de Terrassa voldrà transmetre. I és que aquesta marca vol trencar d’una vegada amb una visió dispersa dels nostres centres d’arxiu. Som una sola cosa, funcionalment transversal i amb un plantejament estratègic comú. No hi ha duplicitats, ni dobles vies, ni consideracions divergents. Perquè els temps canvien, i perquè la nostra funció en aquesta societat sol·licita que se’ns reconegui d’una sola manera.

L’Arxiu Municipal Administratiu

maig 15, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius

La inauguració de l’actual edifici de l’Ajuntament de Terrassa, l’any 1903, es pot considerar com la data de creació del servei de l’arxiu municipal tal com l’entenem actualment. D’ençà del trasllat de l’Ajuntament a la nova seu, l’Arxiu Municipal recull tota la documentació de la Institució, des de mitjans del segle XIX fins a l’actualitat.

Els fons municipals més antics, d’època medieval i moderna, havien quedat guardats a la Torre del Palau juntament amb el fons notarial i de la batllia de Terrassa. Avui aquests importants fons es poden consultar a l’Arxiu Històric de Terrassa i Comarcal del Vallès Occidental.

L’Arxiu Municipal Administratiu de Terrassa (AMAT) es va refer l’any 1990 per donar resposta a les necessitats organitzatives de l’Ajuntament. Les noves instal·lacions es situaren a la planta baixa de l’edifici central del Raval de Montserrat, després de molt anys patint certa precarietat a les golfes de l’edifici. Actualment encara s’ubica al mateix lloc, però l’Arxiu disposa d’altres dipòsits auxiliars per a gestionar el gran volum de documentació que genera l’Ajuntament.

L’AMAT, doncs, és el servei que s’ocupa de gestionar, conservar, organitzar, difondre i posar a l’abast dels ciutadans i de la pròpia administració tota la documentació municipal que generen i reben els diferents serveis municipals. La majoria de la documentació data a partir dels anys 1980 en endavant.