Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Les noves instal·lacions de l’Arxiu

juliol 4, 2014 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius

En motiu de la celebració del dia internacional d’Arxius el 9 de juny es va inaugurar la nova seu de l’Arxiu Històric i Comarcal al carrer Baldrich núm. 268. A la suma d’aquest nou equipament per l’Arxiu s’ha d’afegir el trasllat de l’Arxiu Administratiu al carrer Pantà núm. 20.

Amb aquestes noves instal·lacions i redistribució d’espais is dipòsits l’Arxiu s’adapta a les necessitats actuals  i augmenta els seus dipòsits per garantir un tractament, conservació i preservació adequada de la documentació.

 

Canvis a les instal·lacions d'arxiu

Les instal·lacions de l’arxiu en el passat i en el present.

Sala de consulta del carrer Baldrich

Nova sala de consulta de l’Arxiu del carrer Baldrich.

Façana del nou arxiu

Façana de l’Arxiu del carrer Baldrich.

 Esteu tots convidats a apropar-vos a l’Arxiu ja sigui per les activitats que es programen a l’Arxiu del carrer Baldrich (per exemple, les activitats realitzades per Festa Major) o per consultar documentació en qualsevol de les nostres seus.

Us recordem a més que teniu disponibles alguns tràmits a SEU electrònica per a consultar documentació:

Consulta d’assessorament de recerca a l’Arxiu Històric de Terrassa

Consulta d’assessorament genealògic a l’Arxiu Històric de Terrassa

Sol·licitud de fotografies i imatges de l’Arxiu Municipal de Terrassa

 

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.

 

 

 

Guia de digitalització de documents

novembre 26, 2013 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Gestió documental

 

La digitalització dels documents municipals és un dels processos importants en el suport i el desenvolupament  de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Terrassa, i també és un dels objectius principals de l’estratègia de difusió i accessibilitat documental de l’Arxiu Històric de la nostra ciutat.

Convertir els documents en format paper en documents electrònics ajuda l’automatització dels procediments, facilita la simplificació administrativa, afavoreix l’accés dels ciutadans a la informació, agilitza la gestió documental, i permet l’accés remot de la documentació històrica.

La digitalització segura també ens permet anar abandonant progressivament  la documentació en paper per passar a la documentació electrònica, desenvolupar la tramitació electrònica i d’aquesta manera complir la normativa en matèria d’administració electrònica.

Aquest mes de novembre l’Ajuntament de Terrassa ha aprovat una Guia de digitalització de documents, que té per objectiu establir les pautes de treball i els criteris a seguir per tal de garantir els millors resultats en la digitalització, uniformitzar els protocols d’actuació i l’ús de la tecnologia adequada en qualsevol projecte de digitalització que es porti a terme a l’Ajuntament de Terrassa. Amb la finalitat d’assegurar la fiabilitat, la integritat, la usabilitat i la conservació dels documents digitals, així com definir el procés de digitalització i compulsa electrònica dels documents des del registre general d’entrada.

             Podeu accedir al document:  Guia de digitalització de documents

Per tal d’assegurar l’autenticitat, fiabilitat, integritat dels documents digitalitzats es procedirà  a la compulsa electrònica mitjançant una signatura reconeguda al servei del personal de l’administració municipal, tal i com preveu l’article 40 de l’Ordenança Municipal per al Govern i l’Administració Electrònica de Terrassa.

Noves eines per als arxius catalans

agost 1, 2012 in Accés a la informació, Gestió documental

Aquest mes de juliol del 2012 han sortit un conjunt d’interessants publicacions destinades als professionals de l’arxivística i la gestió de documents que, de ben segur, esdevindran unes eines molt útils per al nostre col·lectiu professional.

Es tracta dels números 8, 9 i 10 de la col·lecció textos de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i de la publicació del número 5 de la col·lecció Eines, d’arxivística i gestió documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Pel que fa a la col·lecció textos de l’AAC, es tracta de tres volums amb els següents títols:

Principis i requeriments funcionals per a documents en entorns d’oficina digital:

  • Mòdul 1. Presentació general i declaració de principis. Textos 8.
  • Mòdul 2. Directrius i requeriments funcionals per a sistemes de gestió de documents digitals. Textos 9.
  • Mòdul 3. Directrius i requeriments funcionals per a documents en sistemes de negoci. Textos 10.

Aquests tres mòduls són la traducció catalana, impulsada i realitzada per l’AAC, del projecte i posterior publicació realitzada pel Consell Internacional d’Arxius (CIA/ICA) i Australasian Digital Records Initiative. Aquest projecte internacional estableix els principals  requeriments funcionals per al desenvolupament de programaris de gestió de documents, basats i adaptats a la norma internacional ISO 15489.

Aquestes tres publicacions poden ser de gran utilitat als arxivers i gestors de documents catalans que actualment s’estan enfrontant amb la difícil tasca de definir i crear un sistema de gestió de documents a les seves organitzacions, ja que, en conjunt, recullen de manera clara i directa els requeriments que s’hauran de demanar a les empreses tecnològiques i als informàtics que hagin de desenvolupar aquestes eines.

Des d’aquí agraïm i felicitem als promotors d’aquesta iniciativa, que de ben segur obrirà portes i coneixement als professionals de l’arxivística i gestors de documents de Catalunya, i serà de gran ajuda per als arxivers i arxiveres que estan treballant en projectes d’implementació de Sistemes de gestió documental com a eix central de l’e-administració.

Per altra banda, la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) ha impulsat una altra interessant publicació:

Compendi sobre l’accés a la informació i la protecció de dades. Col·lecció arxivística i gestió documental. Eines núm. 5. Dept. de Cultura.

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/Banners/Compendi_dip_leg.pdf

Es tracta d’un recull legislatiu en matèria d’accés a la informació i la protecció de dades, tant de la legislació catalana i espanyola, com de la Unió Europea i també del marc legislatiu d’altres països, com ara els Estats Unitats, França, Mèxic, Canadà, Gran Bretanya, Austràlia i Nova Zelanda.

Aquest estudi ha esta realitzat per Antoni Rodríguez Gómez i Cristina Biescas Socias, amb el propòsit d’oferir un instrument per a “ajudar a desenvolupar pautes i procediments creats per la CNAATD, en matèria d’accés a la informació, per tal d’establir criteris d’accés als documents públics i conciliar-los amb la normativa sobre protecció de dades personals i amb l’avaluació documental” Pàg. 7

Sovint els arxivers/eres reclamem eines i directrius clares per a poder desenvolupar la nostra feina i per a desplegar projectes i sistemes de gestió documental  a les nostres organitzacions. Aquestes publicacions són una excel·lent iniciativa que hem d’aprofitar per a millorar i avançar amb més seguretat en el nostre àmbit professional.