Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

La conservació del registres històrics. Projecte Mamut

juliol 11, 2016 in Aministració electrònica, General, Gestió documental

L’Ajuntament de Terrassa ha iniciat un projecte de migració de la seva base de dades general i dels aplicatius de gestió que s’hi relacionen i aboquen les dades.

El Registre General d’entrades i sortides d’una Administració Pública és una base de dades de conservació permanent. Per tant, les administracions han de preveure com es conservarà la informació i les dades que contenen i com s’accedirà a aquesta informació en altres formats en el futur.

Des del Servei de Tecnologia, Sistemes Informació, Arxiu i Registre General de l’Ajuntament de Terrassa, s’ha portat a terme un projecte per extreure totes  les dades històriques del Registre d’entrada, sortida i comunicats

La solució que s’ha treballat permet conservar tots els assentaments del registre i fer cerques, consultes i exportació de dades, accedint des d’una altra aplicació web gratuïta i oberta.

Registre Històric. Cerca per anys

Fins ara, tots els assentaments del registre general electrònic estaven en la mateixa base de dades i es podien consultar en línia des de l’any 1991 fins a l’actualitat. Ara, s’ha vist la necessitat de conservar aquesta informació en un sistema diferent: els assentaments s’han traspassat de la base dades al Gestor Documental, tot conservant la possibilitat de consulta per als treballadors de l’Ajuntament mitjançant un navegador web. Així mateix, el gestor ens assegura una conservació a llarg termini de totes les dades i al conversió automàtica dels formats.

El procés ha estat el següent:

  1. Selecció dels camps de la BBDD de registre general que es volien conservar, tot seguint l’ ENI d’intercanvi d’assentaments registrals.
  2. Preparació d’una SELECT d’extracció de les dades i transformar-les a un XML ordenat per anys.
  3. Ingrés del document XML i les seves metadades al gestor de documents.
  4. En el moment de fer l’ingrés del XML al gestor documental, de manera automàtica hi ha una conversió de les dades al format JSON.
  5. Immediatament ja es pot fer una consulta on line a través d’un aplicatiu webframework JQuery i el plugin Datatables. Aquest plugin és l’encarregat  de presentar una taula amb els resultats d’un any del registre històric. Així mateix, dóna l’opció de realitzar cerques filtrant els resultats obtinguts i també realitzar exportacions a formats  Excel, CSV o PDF.
  6. Finalment les dades dels assentaments del registre dels anys 1991 al 2003 s’han eliminat de la BBDD. D’aquesta manera l’Arxiu Municipal ha col·laborat en la reducció del volum de dades i d’informació del la BBDD de l’ajuntament.

El resultat final ha estat:  un total de 1.360.000 assentaments registrals s’han extrets de la base de dades general de l’Ajuntament, ingressats al gestor documental, convertits a nous formats, cercables per diferents camps i accessibles per a tots els treballadors de l’Ajuntament.

Registre històric

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.