Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

La conservació del registres històrics. Projecte Mamut

juliol 11, 2016 in Aministració electrònica, General, Gestió documental

L’Ajuntament de Terrassa ha iniciat un projecte de migració de la seva base de dades general i dels aplicatius de gestió que s’hi relacionen i aboquen les dades.

El Registre General d’entrades i sortides d’una Administració Pública és una base de dades de conservació permanent. Per tant, les administracions han de preveure com es conservarà la informació i les dades que contenen i com s’accedirà a aquesta informació en altres formats en el futur.

Des del Servei de Tecnologia, Sistemes Informació, Arxiu i Registre General de l’Ajuntament de Terrassa, s’ha portat a terme un projecte per extreure totes  les dades històriques del Registre d’entrada, sortida i comunicats

La solució que s’ha treballat permet conservar tots els assentaments del registre i fer cerques, consultes i exportació de dades, accedint des d’una altra aplicació web gratuïta i oberta.

Registre Històric. Cerca per anys

Fins ara, tots els assentaments del registre general electrònic estaven en la mateixa base de dades i es podien consultar en línia des de l’any 1991 fins a l’actualitat. Ara, s’ha vist la necessitat de conservar aquesta informació en un sistema diferent: els assentaments s’han traspassat de la base dades al Gestor Documental, tot conservant la possibilitat de consulta per als treballadors de l’Ajuntament mitjançant un navegador web. Així mateix, el gestor ens assegura una conservació a llarg termini de totes les dades i al conversió automàtica dels formats.

El procés ha estat el següent:

  1. Selecció dels camps de la BBDD de registre general que es volien conservar, tot seguint l’ ENI d’intercanvi d’assentaments registrals.
  2. Preparació d’una SELECT d’extracció de les dades i transformar-les a un XML ordenat per anys.
  3. Ingrés del document XML i les seves metadades al gestor de documents.
  4. En el moment de fer l’ingrés del XML al gestor documental, de manera automàtica hi ha una conversió de les dades al format JSON.
  5. Immediatament ja es pot fer una consulta on line a través d’un aplicatiu webframework JQuery i el plugin Datatables. Aquest plugin és l’encarregat  de presentar una taula amb els resultats d’un any del registre històric. Així mateix, dóna l’opció de realitzar cerques filtrant els resultats obtinguts i també realitzar exportacions a formats  Excel, CSV o PDF.
  6. Finalment les dades dels assentaments del registre dels anys 1991 al 2003 s’han eliminat de la BBDD. D’aquesta manera l’Arxiu Municipal ha col·laborat en la reducció del volum de dades i d’informació del la BBDD de l’ajuntament.

El resultat final ha estat:  un total de 1.360.000 assentaments registrals s’han extrets de la base de dades general de l’Ajuntament, ingressats al gestor documental, convertits a nous formats, cercables per diferents camps i accessibles per a tots els treballadors de l’Ajuntament.

Registre històric

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.

 

 

 

Guia de digitalització de documents

novembre 26, 2013 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Gestió documental

 

La digitalització dels documents municipals és un dels processos importants en el suport i el desenvolupament  de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Terrassa, i també és un dels objectius principals de l’estratègia de difusió i accessibilitat documental de l’Arxiu Històric de la nostra ciutat.

Convertir els documents en format paper en documents electrònics ajuda l’automatització dels procediments, facilita la simplificació administrativa, afavoreix l’accés dels ciutadans a la informació, agilitza la gestió documental, i permet l’accés remot de la documentació històrica.

La digitalització segura també ens permet anar abandonant progressivament  la documentació en paper per passar a la documentació electrònica, desenvolupar la tramitació electrònica i d’aquesta manera complir la normativa en matèria d’administració electrònica.

Aquest mes de novembre l’Ajuntament de Terrassa ha aprovat una Guia de digitalització de documents, que té per objectiu establir les pautes de treball i els criteris a seguir per tal de garantir els millors resultats en la digitalització, uniformitzar els protocols d’actuació i l’ús de la tecnologia adequada en qualsevol projecte de digitalització que es porti a terme a l’Ajuntament de Terrassa. Amb la finalitat d’assegurar la fiabilitat, la integritat, la usabilitat i la conservació dels documents digitals, així com definir el procés de digitalització i compulsa electrònica dels documents des del registre general d’entrada.

             Podeu accedir al document:  Guia de digitalització de documents

Per tal d’assegurar l’autenticitat, fiabilitat, integritat dels documents digitalitzats es procedirà  a la compulsa electrònica mitjançant una signatura reconeguda al servei del personal de l’administració municipal, tal i com preveu l’article 40 de l’Ordenança Municipal per al Govern i l’Administració Electrònica de Terrassa.

Reunió de la Xarxa d’Arxius Municipals a Terrassa

desembre 12, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Avui, 12 de desembre del 2012, s’ha celebrat a Terrassa la 25a reunió de la Central de Serveis Tècnics de la Xarxa d’Arxius Municipals, impulsada per la Diputació de Barcelona. A la sessió s’ha fet balanç de les actuacions i programes realitzats durant l’any 2012, així com la presentació de les línies d’actuació i propostes del pressupost del 2013.

La xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona compta amb 80 municipis adherits, i durant l’any 2012 ha col·laborat i donat suport a 51 arxius municipals de la Província, amb un total de 112 accions.

També s’ha aprofitat la reunió per a presentar als assistents l’eina 2.0 de treball col·laboratiu que la Diputació de Barcelona ha posat a disposició de tots els municipis i arxius adherits. Aquesta eina ha tingut una excel·lent acollida per part de tots els professionals dels arxius, que han vist un porta oberta per treballar en equip i compartir experiències i propostes.

http://xam.diba.cat/

Posteriorment, l’Arxiu Municipal de Terrassa ha presentat Paradís, el Sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Terrassa, per mostrar el projecte i les línies de treball que està portant a terme  Terrassa.

A la reunió hi han assistit 55 arxivers i arxiveres dels municipis adherits a la XAM i ha tingut una  participació molt activa, mostrant-se un gran interés en col·laborar i treballar en equip.

Des de l’Arxiu Municipal de Terrassa agraïm la visita i l’activa participació de tots els professionals dels arxius municipals que han vingut a la reunió.

El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.

Noves eines per als arxius catalans

agost 1, 2012 in Accés a la informació, Gestió documental

Aquest mes de juliol del 2012 han sortit un conjunt d’interessants publicacions destinades als professionals de l’arxivística i la gestió de documents que, de ben segur, esdevindran unes eines molt útils per al nostre col·lectiu professional.

Es tracta dels números 8, 9 i 10 de la col·lecció textos de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i de la publicació del número 5 de la col·lecció Eines, d’arxivística i gestió documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Pel que fa a la col·lecció textos de l’AAC, es tracta de tres volums amb els següents títols:

Principis i requeriments funcionals per a documents en entorns d’oficina digital:

  • Mòdul 1. Presentació general i declaració de principis. Textos 8.
  • Mòdul 2. Directrius i requeriments funcionals per a sistemes de gestió de documents digitals. Textos 9.
  • Mòdul 3. Directrius i requeriments funcionals per a documents en sistemes de negoci. Textos 10.

Aquests tres mòduls són la traducció catalana, impulsada i realitzada per l’AAC, del projecte i posterior publicació realitzada pel Consell Internacional d’Arxius (CIA/ICA) i Australasian Digital Records Initiative. Aquest projecte internacional estableix els principals  requeriments funcionals per al desenvolupament de programaris de gestió de documents, basats i adaptats a la norma internacional ISO 15489.

Aquestes tres publicacions poden ser de gran utilitat als arxivers i gestors de documents catalans que actualment s’estan enfrontant amb la difícil tasca de definir i crear un sistema de gestió de documents a les seves organitzacions, ja que, en conjunt, recullen de manera clara i directa els requeriments que s’hauran de demanar a les empreses tecnològiques i als informàtics que hagin de desenvolupar aquestes eines.

Des d’aquí agraïm i felicitem als promotors d’aquesta iniciativa, que de ben segur obrirà portes i coneixement als professionals de l’arxivística i gestors de documents de Catalunya, i serà de gran ajuda per als arxivers i arxiveres que estan treballant en projectes d’implementació de Sistemes de gestió documental com a eix central de l’e-administració.

Per altra banda, la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) ha impulsat una altra interessant publicació:

Compendi sobre l’accés a la informació i la protecció de dades. Col·lecció arxivística i gestió documental. Eines núm. 5. Dept. de Cultura.

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/Banners/Compendi_dip_leg.pdf

Es tracta d’un recull legislatiu en matèria d’accés a la informació i la protecció de dades, tant de la legislació catalana i espanyola, com de la Unió Europea i també del marc legislatiu d’altres països, com ara els Estats Unitats, França, Mèxic, Canadà, Gran Bretanya, Austràlia i Nova Zelanda.

Aquest estudi ha esta realitzat per Antoni Rodríguez Gómez i Cristina Biescas Socias, amb el propòsit d’oferir un instrument per a “ajudar a desenvolupar pautes i procediments creats per la CNAATD, en matèria d’accés a la informació, per tal d’establir criteris d’accés als documents públics i conciliar-los amb la normativa sobre protecció de dades personals i amb l’avaluació documental” Pàg. 7

Sovint els arxivers/eres reclamem eines i directrius clares per a poder desenvolupar la nostra feina i per a desplegar projectes i sistemes de gestió documental  a les nostres organitzacions. Aquestes publicacions són una excel·lent iniciativa que hem d’aprofitar per a millorar i avançar amb més seguretat en el nostre àmbit professional.

No a la custòdia irresponsable de la documentació d’arxiu

juliol 4, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental

Aquests dies els arxius són notícia per la fallida d’ADOCAT, una empresa dedicada a la custòdia d’actius físics i orientada a la gestió de documents. No és la primera empresa que cau en l’actual conjuntura socioeconòmica, però sí que ho és en un dels sectors que l’any 2011 només va perdre un 2% de la seva quota de mercat i que, per tant, no està patint la crisi com d’altres. I és que la gestió de documents i la conservació d’actius físics és una aposta de futur, però, evidentment, només si es fa ben feta.

La caiguda d’ADOCAT només fa que donar la raó a una reclamació (diríem, fins i tot, una alerta) que portem fent des de fa temps des del sector dels arxius. Com a titulars de fons, el fet de confiar la preservació de la nostra documentació a una empresa externa pot suposar, si en trivialitzem la seva importància cabdal, sotmetre-la a greus riscos. És a dir, creure frívolament que davant del “problema de l’arxiu” la solució és externalitzar el servei, amb la conseqüent reducció de costos en personal i amb la recuperació d’espais físics ocupats fins ara per “papers vells”, és una temeritat.

Un titular de fons, és a dir, un Ajuntament, una Diputació, una Generalitat, qualsevol organització de dret públic però també una empresa privada, té la responsabilitat última sobre la documentació que ha produït i rebut en el desenvolupament de les seves activitats. Per aquest motiu ha de vetllar per la seva integritat, per la seguretat de les dades personals que hi trobem, per l’accessibilitat i disponibilitat, i, en darrera instància però no menys important, per la seva autenticitat i fiabilitat.

Amb més raó, i aquesta part ens afecta més directament com a arxiu d’una administració pública, quan hem d’assegurar la protecció de la documentació de dret públic, en la qual els ciutadans i les ciutadanes hi veuen garantits els seus drets i deures. Sense aquesta protecció cau la seguretat i es perd confiança en el sistema. La nostra funció administrativa, però també social, es devalua.

Qui i com s’ha de custodiar la documentació pública? On queda la responsabilitat? Creiem fermament que cal disposar d’un servei d’arxiu propi que gestioni els documents i els conservi de manera professional. L’opció de voluntariat o d’externalització, a curt termini, acabarà provocant despeses addicionals. Mala pràxis en el treball per poca preparació redundarà en més temps en la recuperació de la informació. El preu del metre lineal en custòdia externa s’incrementarà a mida que n’augmenti la demanda. La distància de la documentació custodiada també allargarà el temps de resposta a la sol·licitud de documents. No disposar d’arxivers que controlin tot aquest sistema pot provocar pèrdua de coneixement pràctic en l’ús d’aquesta documentació un cop recuperada. En podríem dir d’altres.

Convé, per tant, preparar bé el terreny:

1.- No diem que una custòdia externa no sigui útil. Diem que, en tot cas, les empreses que vulguin proveir aquest servei haurien d’estar sotmeses a procesos d’homologació que certifiquin la seva capacitat per exercir la tasca.

2.- Sol·licitar certificació en ISO 30300 a aquestes empreses. Només demostrant una bona gestió interna dels seus processos evidenciaran ser competents i responsables a l’hora de dur a terme una bona gestió d’uns documents que no li són propis. Se’n diu predicar amb l’exemple i, sobretot, demostrar que ho faran millor que si ho fa un servei propi.

3.- Documentar les responsabilitats mitjançant un contracte que prevegi la fallida de la pròpia empresa i dissenyar un protocol d’actuació davant un desastre d’aquestes característiques. Fallar i no retornar el producte custodiat de la mateixa manera en què s’ha rebut no és només un problema per l’empresa contractant, sinó una irresponsabilitat.

4.- Sol·licitar que l’empresa de custòdia utilitzi els codis de l’empresa contractant per tal de localitzar i recuperar la seva documentació. No s’hi valen només sistemes de control d’emmagatzematge com si parléssim d’un supermercat; cal que la documentació sigui localitzable a partir de diferents sistemes. Més feina sí, però més control.

El rol dels arxivers en l’administració electrònica

juny 22, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Qualsevol projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental i de l’administració electrònica requereix d’una planificació transversal dins de l’organització i un coneixement profund de la institució en tots els seus àmbits i aspectes (recursos, persones, relacions, organització…), així com tenir en compte a totes i cadascunes de les persones que treballen a la institució, independentment de la seva categoria professional.

Ja des del 2007, any de l’inici del projecte Paradís -el Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament de Terrassa-, es va establir una estreta relació de col·laboració entre el Servei de Tecnologia i Sistemes de la Informació i l’Arxiu Municipal. Aquesta relació es va completar quan l’Arxiu Municipal va canviar d’adscripció orgànica dins l’Ajuntament, passant de dependre de Secretaria General al Servei de Tecnologia, Logística i Qualitat. Aquest canvi va provocar la creació d’un equip multidisciplinari format pel Departament de Sistemes de la Informació, el Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Protecció de Dades Personals i el cap de projectes. Tots aquests departaments municipals estan adscrits a la  mateixa direcció de serveis que l’Arxiu Municipal, el que evidencia que, en la gestió de documents, l’Arxiu ja no es pot recloure dins les seves quatre parets, preocupant-se únicament del seu benestar i esperant passivament que algun dia la documentació li arribi.

Amb aquests canvis orgànics i de funcionament ha estat més senzill crear un equip de treball multidisciplinari que aprofiti els coneixements de tots els seus membres per tirar endavant el projecte de gestió documental i l’administració electrònica. És inviable desenvolupar una eina tecnològica de gestió documental sense els coneixements dels informàtics, com tampoc és possible establir criteris de gestió documental en el món de l’administració electrònica sense els coneixements i la professionalitat dels arxivers i gestors de  documents.

Treballar en equip posa de manifest les diferències en el coneixement de les múltiples disciplines, però, alhora, obliga a establir aliances i a trobar estratègies comunes. En la implantació de l’administració electrònica ja no serveix que cada departament desenvolupi la seva parcel·la de treball de manera independent, sinó que cal aprofitar i convergir en un únic projecte; és en aquest camí que els professionals de l’arxivística tenim una bona feina per fer.

El rol dels arxivers i de les arxiveres en aquest nou món és el de planificar bé el sistema de gestió documental per tal que s’integri amb la resta de sistemes d’informació corporatius, coordinar equips de treball multidisciplinaris, trobar solucions als reptes que planteja la conservació i preservació dels documents electrònics, aportar les polítiques i instruccions a tota la institució per tal de garantir la producció de documents fiables, autèntics, íntegres, usables i accessibles, analitzar les millors solucions en relació a la signatura electrònica i tenir uns mínims coneixements de l’arquitectura tecnològica sobre la qual  reposen els sistemes d’informació de la nostra organització.

També som els gestors i assessors de les diferents oficines i serveis municipals en tot allò relacionat amb la producció de documents, la seva organització, classificació, descripció, avaluació i destrucció.

El projecte d’implantació del Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament ens ha ensenyat a valorar la nostra professió d’arxivers i gestors documentals des d’una altra perspectiva. Hem après a treballar en un equip multidisciplinari, acceptant les diferències, aprofitant el coneixement que aporta cada sector professional i aprenent a comunicar i a transmetre els propis coneixements.

Hem constatat que les funcions tradicionals dels arxivers i arxiveres continuen essent imprescindibles per a la nostra institució, i que la gestió dels documents electrònics en el marc de l’administració electrònica requereix més que mai els nostres serveis professionals i les nostres aportacions.

Finalment, el projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa ens ha permès situar l’Arxiu Municipal en un nova posició orgànica dins de la institució, amb un augment de la visibilitat i del  prestigi, més ben valorat i acceptat.

Fotografia de l’entrada de Manel Marques Del Aguila

La gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa: presentació del Sistema Paradis

juny 14, 2012 in Gestió documental

La concepció d’arxiu com a simple destinació final de la documentació ha passat a millor vida quan s’ha assumit que la gestió dels documents no es pot fer al final del seu cicle de vida sinó que s’ha de fer necessàriament des de la seva creació. Això s’ha fet més evident amb la irrupció massiva del document electrònic i, sobretot, a partir de 2007 amb l’aprovació de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

L’Ajuntament de Terrassa ja havia avançat feina amb l’aprovació del Reglament del Sistema Arxivístic Municipal l’any 2004 i de l’Ordenança del Govern i l’Administració Electrònica de l’any 2007, que  ja definien les funcions i les responsabilitats de l’Arxiu Municipal en matèria de gestió documental. Aquesta va ser la base que va donar l’empenta perquè l’Arxiu comencés a treballar i planificar el seu Sistema de Gestió Documental: el Sistema Paradís.

El Sistema Paradís s’entén com el conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents en el sí de l’Ajuntament de Terrassa, i que permeten el seu ús, gestió i preservació.

Com hem planificat el projecte? Per on hem començat? Com s’està implantant? Què ha calgut treballar i desenvolupar per a poder fer-ho realitat? En quin punt ens trobem? Quin és el nostre dia a dia?

És a través d’aquest blog que anirem tractant aquests aspectes, problemàtiques i reflexions sobre la nostre feina al voltant de la gestió dels documents electrònics i el Sistema Paradís.

Per més informació podeu llegir l’article que l’Arxiu va escriure l’any 2009 :

http://arxiumunicipal.terrassa.cat/docs/recursos/Sistema_paradis_cat.pdf

#ArxiudeTerrassa 2.0

juny 6, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu fotogràfic, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental, Gestor documental, Sin categoría

La nova estratègia 2.0 de l’Arxiu de Terrassa és un plantejament inevitable. Estar al dia de les nous canals de comunicació amb la ciutadania és una exigència que s’escau amb la nostra principal missió: difondre el coneixement que custodien els nostres arxius. En motiu del dia internacional dels Arxius 2012 us presentem la nostra estratègia 2.0

Una línia de Twitter iniciada ja fa un parell de mesos i que a partir d’ara serà el nostre canal principal de difusió de les nostres activitats però també de la nostra tasca diària, tant en l’àmbit de la gestió de documents com en l’àmbit de la difusió cultural. Es tracta d’un canal conegut ja per molta gent, àgil, directe i prou precís perquè la nostra informació arribi gairebé en temps real. Ja hem tingut una experiència molt bona en aquest sentit amb el seguiment de la jornada “Els Nens Robats: la circul·lació il·legal de menors durant el segle XX” celebrada el passat 9 de juny. D’una banda podeu veure l’storify complet dels missatges que van circular aquell dia. De l’altra us pengem el reportatge que ens va dedicar el Telenotícies de TV3 d’aquell dia (mireu sobretot a partir del minut: 25:52).

Per l’altra banda iniciem un blog per a difondre de manera més aprofundida les nostres activitats. En aquest els nostres professionals hi abocaran totes les novetats, troballes, iniciatives, idees, propostes, estratègies, que la nova marca Arxiu de Terrassa voldrà transmetre. I és que aquesta marca vol trencar d’una vegada amb una visió dispersa dels nostres centres d’arxiu. Som una sola cosa, funcionalment transversal i amb un plantejament estratègic comú. No hi ha duplicitats, ni dobles vies, ni consideracions divergents. Perquè els temps canvien, i perquè la nostra funció en aquesta societat sol·licita que se’ns reconegui d’una sola manera.