Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.

 

 

 

Reunió de la Xarxa d’Arxius Municipals a Terrassa

desembre 12, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Avui, 12 de desembre del 2012, s’ha celebrat a Terrassa la 25a reunió de la Central de Serveis Tècnics de la Xarxa d’Arxius Municipals, impulsada per la Diputació de Barcelona. A la sessió s’ha fet balanç de les actuacions i programes realitzats durant l’any 2012, així com la presentació de les línies d’actuació i propostes del pressupost del 2013.

La xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona compta amb 80 municipis adherits, i durant l’any 2012 ha col·laborat i donat suport a 51 arxius municipals de la Província, amb un total de 112 accions.

També s’ha aprofitat la reunió per a presentar als assistents l’eina 2.0 de treball col·laboratiu que la Diputació de Barcelona ha posat a disposició de tots els municipis i arxius adherits. Aquesta eina ha tingut una excel·lent acollida per part de tots els professionals dels arxius, que han vist un porta oberta per treballar en equip i compartir experiències i propostes.

http://xam.diba.cat/

Posteriorment, l’Arxiu Municipal de Terrassa ha presentat Paradís, el Sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Terrassa, per mostrar el projecte i les línies de treball que està portant a terme  Terrassa.

A la reunió hi han assistit 55 arxivers i arxiveres dels municipis adherits a la XAM i ha tingut una  participació molt activa, mostrant-se un gran interés en col·laborar i treballar en equip.

Des de l’Arxiu Municipal de Terrassa agraïm la visita i l’activa participació de tots els professionals dels arxius municipals que han vingut a la reunió.

El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.

El rol dels arxivers en l’administració electrònica

juny 22, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Qualsevol projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental i de l’administració electrònica requereix d’una planificació transversal dins de l’organització i un coneixement profund de la institució en tots els seus àmbits i aspectes (recursos, persones, relacions, organització…), així com tenir en compte a totes i cadascunes de les persones que treballen a la institució, independentment de la seva categoria professional.

Ja des del 2007, any de l’inici del projecte Paradís -el Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament de Terrassa-, es va establir una estreta relació de col·laboració entre el Servei de Tecnologia i Sistemes de la Informació i l’Arxiu Municipal. Aquesta relació es va completar quan l’Arxiu Municipal va canviar d’adscripció orgànica dins l’Ajuntament, passant de dependre de Secretaria General al Servei de Tecnologia, Logística i Qualitat. Aquest canvi va provocar la creació d’un equip multidisciplinari format pel Departament de Sistemes de la Informació, el Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Protecció de Dades Personals i el cap de projectes. Tots aquests departaments municipals estan adscrits a la  mateixa direcció de serveis que l’Arxiu Municipal, el que evidencia que, en la gestió de documents, l’Arxiu ja no es pot recloure dins les seves quatre parets, preocupant-se únicament del seu benestar i esperant passivament que algun dia la documentació li arribi.

Amb aquests canvis orgànics i de funcionament ha estat més senzill crear un equip de treball multidisciplinari que aprofiti els coneixements de tots els seus membres per tirar endavant el projecte de gestió documental i l’administració electrònica. És inviable desenvolupar una eina tecnològica de gestió documental sense els coneixements dels informàtics, com tampoc és possible establir criteris de gestió documental en el món de l’administració electrònica sense els coneixements i la professionalitat dels arxivers i gestors de  documents.

Treballar en equip posa de manifest les diferències en el coneixement de les múltiples disciplines, però, alhora, obliga a establir aliances i a trobar estratègies comunes. En la implantació de l’administració electrònica ja no serveix que cada departament desenvolupi la seva parcel·la de treball de manera independent, sinó que cal aprofitar i convergir en un únic projecte; és en aquest camí que els professionals de l’arxivística tenim una bona feina per fer.

El rol dels arxivers i de les arxiveres en aquest nou món és el de planificar bé el sistema de gestió documental per tal que s’integri amb la resta de sistemes d’informació corporatius, coordinar equips de treball multidisciplinaris, trobar solucions als reptes que planteja la conservació i preservació dels documents electrònics, aportar les polítiques i instruccions a tota la institució per tal de garantir la producció de documents fiables, autèntics, íntegres, usables i accessibles, analitzar les millors solucions en relació a la signatura electrònica i tenir uns mínims coneixements de l’arquitectura tecnològica sobre la qual  reposen els sistemes d’informació de la nostra organització.

També som els gestors i assessors de les diferents oficines i serveis municipals en tot allò relacionat amb la producció de documents, la seva organització, classificació, descripció, avaluació i destrucció.

El projecte d’implantació del Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament ens ha ensenyat a valorar la nostra professió d’arxivers i gestors documentals des d’una altra perspectiva. Hem après a treballar en un equip multidisciplinari, acceptant les diferències, aprofitant el coneixement que aporta cada sector professional i aprenent a comunicar i a transmetre els propis coneixements.

Hem constatat que les funcions tradicionals dels arxivers i arxiveres continuen essent imprescindibles per a la nostra institució, i que la gestió dels documents electrònics en el marc de l’administració electrònica requereix més que mai els nostres serveis professionals i les nostres aportacions.

Finalment, el projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa ens ha permès situar l’Arxiu Municipal en un nova posició orgànica dins de la institució, amb un augment de la visibilitat i del  prestigi, més ben valorat i acceptat.

Fotografia de l’entrada de Manel Marques Del Aguila

#ArxiudeTerrassa 2.0

juny 6, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu fotogràfic, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental, Gestor documental, Sin categoría

La nova estratègia 2.0 de l’Arxiu de Terrassa és un plantejament inevitable. Estar al dia de les nous canals de comunicació amb la ciutadania és una exigència que s’escau amb la nostra principal missió: difondre el coneixement que custodien els nostres arxius. En motiu del dia internacional dels Arxius 2012 us presentem la nostra estratègia 2.0

Una línia de Twitter iniciada ja fa un parell de mesos i que a partir d’ara serà el nostre canal principal de difusió de les nostres activitats però també de la nostra tasca diària, tant en l’àmbit de la gestió de documents com en l’àmbit de la difusió cultural. Es tracta d’un canal conegut ja per molta gent, àgil, directe i prou precís perquè la nostra informació arribi gairebé en temps real. Ja hem tingut una experiència molt bona en aquest sentit amb el seguiment de la jornada “Els Nens Robats: la circul·lació il·legal de menors durant el segle XX” celebrada el passat 9 de juny. D’una banda podeu veure l’storify complet dels missatges que van circular aquell dia. De l’altra us pengem el reportatge que ens va dedicar el Telenotícies de TV3 d’aquell dia (mireu sobretot a partir del minut: 25:52).

Per l’altra banda iniciem un blog per a difondre de manera més aprofundida les nostres activitats. En aquest els nostres professionals hi abocaran totes les novetats, troballes, iniciatives, idees, propostes, estratègies, que la nova marca Arxiu de Terrassa voldrà transmetre. I és que aquesta marca vol trencar d’una vegada amb una visió dispersa dels nostres centres d’arxiu. Som una sola cosa, funcionalment transversal i amb un plantejament estratègic comú. No hi ha duplicitats, ni dobles vies, ni consideracions divergents. Perquè els temps canvien, i perquè la nostra funció en aquesta societat sol·licita que se’ns reconegui d’una sola manera.