El rol dels arxivers en l’administració electrònica

juny 22, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Qualsevol projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental i de l’administració electrònica requereix d’una planificació transversal dins de l’organització i un coneixement profund de la institució en tots els seus àmbits i aspectes (recursos, persones, relacions, organització…), així com tenir en compte a totes i cadascunes de les persones que treballen a la institució, independentment de la seva categoria professional.

Ja des del 2007, any de l’inici del projecte Paradís -el Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament de Terrassa-, es va establir una estreta relació de col·laboració entre el Servei de Tecnologia i Sistemes de la Informació i l’Arxiu Municipal. Aquesta relació es va completar quan l’Arxiu Municipal va canviar d’adscripció orgànica dins l’Ajuntament, passant de dependre de Secretaria General al Servei de Tecnologia, Logística i Qualitat. Aquest canvi va provocar la creació d’un equip multidisciplinari format pel Departament de Sistemes de la Informació, el Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Protecció de Dades Personals i el cap de projectes. Tots aquests departaments municipals estan adscrits a la  mateixa direcció de serveis que l’Arxiu Municipal, el que evidencia que, en la gestió de documents, l’Arxiu ja no es pot recloure dins les seves quatre parets, preocupant-se únicament del seu benestar i esperant passivament que algun dia la documentació li arribi.

Amb aquests canvis orgànics i de funcionament ha estat més senzill crear un equip de treball multidisciplinari que aprofiti els coneixements de tots els seus membres per tirar endavant el projecte de gestió documental i l’administració electrònica. És inviable desenvolupar una eina tecnològica de gestió documental sense els coneixements dels informàtics, com tampoc és possible establir criteris de gestió documental en el món de l’administració electrònica sense els coneixements i la professionalitat dels arxivers i gestors de  documents.

Treballar en equip posa de manifest les diferències en el coneixement de les múltiples disciplines, però, alhora, obliga a establir aliances i a trobar estratègies comunes. En la implantació de l’administració electrònica ja no serveix que cada departament desenvolupi la seva parcel·la de treball de manera independent, sinó que cal aprofitar i convergir en un únic projecte; és en aquest camí que els professionals de l’arxivística tenim una bona feina per fer.

El rol dels arxivers i de les arxiveres en aquest nou món és el de planificar bé el sistema de gestió documental per tal que s’integri amb la resta de sistemes d’informació corporatius, coordinar equips de treball multidisciplinaris, trobar solucions als reptes que planteja la conservació i preservació dels documents electrònics, aportar les polítiques i instruccions a tota la institució per tal de garantir la producció de documents fiables, autèntics, íntegres, usables i accessibles, analitzar les millors solucions en relació a la signatura electrònica i tenir uns mínims coneixements de l’arquitectura tecnològica sobre la qual  reposen els sistemes d’informació de la nostra organització.

També som els gestors i assessors de les diferents oficines i serveis municipals en tot allò relacionat amb la producció de documents, la seva organització, classificació, descripció, avaluació i destrucció.

El projecte d’implantació del Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament ens ha ensenyat a valorar la nostra professió d’arxivers i gestors documentals des d’una altra perspectiva. Hem après a treballar en un equip multidisciplinari, acceptant les diferències, aprofitant el coneixement que aporta cada sector professional i aprenent a comunicar i a transmetre els propis coneixements.

Hem constatat que les funcions tradicionals dels arxivers i arxiveres continuen essent imprescindibles per a la nostra institució, i que la gestió dels documents electrònics en el marc de l’administració electrònica requereix més que mai els nostres serveis professionals i les nostres aportacions.

Finalment, el projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa ens ha permès situar l’Arxiu Municipal en un nova posició orgànica dins de la institució, amb un augment de la visibilitat i del  prestigi, més ben valorat i acceptat.

Fotografia de l’entrada de Manel Marques Del Aguila

Be Sociable, Share!