No a la custòdia irresponsable de la documentació d’arxiu

juliol 4, 2012 in Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental

Aquests dies els arxius són notícia per la fallida d’ADOCAT, una empresa dedicada a la custòdia d’actius físics i orientada a la gestió de documents. No és la primera empresa que cau en l’actual conjuntura socioeconòmica, però sí que ho és en un dels sectors que l’any 2011 només va perdre un 2% de la seva quota de mercat i que, per tant, no està patint la crisi com d’altres. I és que la gestió de documents i la conservació d’actius físics és una aposta de futur, però, evidentment, només si es fa ben feta.

La caiguda d’ADOCAT només fa que donar la raó a una reclamació (diríem, fins i tot, una alerta) que portem fent des de fa temps des del sector dels arxius. Com a titulars de fons, el fet de confiar la preservació de la nostra documentació a una empresa externa pot suposar, si en trivialitzem la seva importància cabdal, sotmetre-la a greus riscos. És a dir, creure frívolament que davant del “problema de l’arxiu” la solució és externalitzar el servei, amb la conseqüent reducció de costos en personal i amb la recuperació d’espais físics ocupats fins ara per “papers vells”, és una temeritat.

Un titular de fons, és a dir, un Ajuntament, una Diputació, una Generalitat, qualsevol organització de dret públic però també una empresa privada, té la responsabilitat última sobre la documentació que ha produït i rebut en el desenvolupament de les seves activitats. Per aquest motiu ha de vetllar per la seva integritat, per la seguretat de les dades personals que hi trobem, per l’accessibilitat i disponibilitat, i, en darrera instància però no menys important, per la seva autenticitat i fiabilitat.

Amb més raó, i aquesta part ens afecta més directament com a arxiu d’una administració pública, quan hem d’assegurar la protecció de la documentació de dret públic, en la qual els ciutadans i les ciutadanes hi veuen garantits els seus drets i deures. Sense aquesta protecció cau la seguretat i es perd confiança en el sistema. La nostra funció administrativa, però també social, es devalua.

Qui i com s’ha de custodiar la documentació pública? On queda la responsabilitat? Creiem fermament que cal disposar d’un servei d’arxiu propi que gestioni els documents i els conservi de manera professional. L’opció de voluntariat o d’externalització, a curt termini, acabarà provocant despeses addicionals. Mala pràxis en el treball per poca preparació redundarà en més temps en la recuperació de la informació. El preu del metre lineal en custòdia externa s’incrementarà a mida que n’augmenti la demanda. La distància de la documentació custodiada també allargarà el temps de resposta a la sol·licitud de documents. No disposar d’arxivers que controlin tot aquest sistema pot provocar pèrdua de coneixement pràctic en l’ús d’aquesta documentació un cop recuperada. En podríem dir d’altres.

Convé, per tant, preparar bé el terreny:

1.- No diem que una custòdia externa no sigui útil. Diem que, en tot cas, les empreses que vulguin proveir aquest servei haurien d’estar sotmeses a procesos d’homologació que certifiquin la seva capacitat per exercir la tasca.

2.- Sol·licitar certificació en ISO 30300 a aquestes empreses. Només demostrant una bona gestió interna dels seus processos evidenciaran ser competents i responsables a l’hora de dur a terme una bona gestió d’uns documents que no li són propis. Se’n diu predicar amb l’exemple i, sobretot, demostrar que ho faran millor que si ho fa un servei propi.

3.- Documentar les responsabilitats mitjançant un contracte que prevegi la fallida de la pròpia empresa i dissenyar un protocol d’actuació davant un desastre d’aquestes característiques. Fallar i no retornar el producte custodiat de la mateixa manera en què s’ha rebut no és només un problema per l’empresa contractant, sinó una irresponsabilitat.

4.- Sol·licitar que l’empresa de custòdia utilitzi els codis de l’empresa contractant per tal de localitzar i recuperar la seva documentació. No s’hi valen només sistemes de control d’emmagatzematge com si parléssim d’un supermercat; cal que la documentació sigui localitzable a partir de diferents sistemes. Més feina sí, però més control.

Be Sociable, Share!