La conservació del registres històrics. Projecte Mamut

juliol 11, 2016 in Aministració electrònica, General, Gestió documental

L’Ajuntament de Terrassa ha iniciat un projecte de migració de la seva base de dades general i dels aplicatius de gestió que s’hi relacionen i aboquen les dades.

El Registre General d’entrades i sortides d’una Administració Pública és una base de dades de conservació permanent. Per tant, les administracions han de preveure com es conservarà la informació i les dades que contenen i com s’accedirà a aquesta informació en altres formats en el futur.

Des del Servei de Tecnologia, Sistemes Informació, Arxiu i Registre General de l’Ajuntament de Terrassa, s’ha portat a terme un projecte per extreure totes  les dades històriques del Registre d’entrada, sortida i comunicats

La solució que s’ha treballat permet conservar tots els assentaments del registre i fer cerques, consultes i exportació de dades, accedint des d’una altra aplicació web gratuïta i oberta.

Registre Històric. Cerca per anys

Fins ara, tots els assentaments del registre general electrònic estaven en la mateixa base de dades i es podien consultar en línia des de l’any 1991 fins a l’actualitat. Ara, s’ha vist la necessitat de conservar aquesta informació en un sistema diferent: els assentaments s’han traspassat de la base dades al Gestor Documental, tot conservant la possibilitat de consulta per als treballadors de l’Ajuntament mitjançant un navegador web. Així mateix, el gestor ens assegura una conservació a llarg termini de totes les dades i al conversió automàtica dels formats.

El procés ha estat el següent:

  1. Selecció dels camps de la BBDD de registre general que es volien conservar, tot seguint l’ ENI d’intercanvi d’assentaments registrals.
  2. Preparació d’una SELECT d’extracció de les dades i transformar-les a un XML ordenat per anys.
  3. Ingrés del document XML i les seves metadades al gestor de documents.
  4. En el moment de fer l’ingrés del XML al gestor documental, de manera automàtica hi ha una conversió de les dades al format JSON.
  5. Immediatament ja es pot fer una consulta on line a través d’un aplicatiu webframework JQuery i el plugin Datatables. Aquest plugin és l’encarregat  de presentar una taula amb els resultats d’un any del registre històric. Així mateix, dóna l’opció de realitzar cerques filtrant els resultats obtinguts i també realitzar exportacions a formats  Excel, CSV o PDF.
  6. Finalment les dades dels assentaments del registre dels anys 1991 al 2003 s’han eliminat de la BBDD. D’aquesta manera l’Arxiu Municipal ha col·laborat en la reducció del volum de dades i d’informació del la BBDD de l’ajuntament.

El resultat final ha estat:  un total de 1.360.000 assentaments registrals s’han extrets de la base de dades general de l’Ajuntament, ingressats al gestor documental, convertits a nous formats, cercables per diferents camps i accessibles per a tots els treballadors de l’Ajuntament.

Registre històric

Be Sociable, Share!