Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

La conservació del registres històrics. Projecte Mamut

L’Ajuntament de Terrassa ha iniciat un projecte de migració de la seva base de dades general

Dia Mundial del Patrimoni Audiovisual 2015

ELS FONS AUDIOVISUALS DE LES TELEVIONS LOCALS EN RISC DE DESAPARÈIXER El dia 10 de juny del 2015 l

 

Signi vostè aquí

agost 10, 2012 a Arxius

Quantes vegades hem signat un document?

Els temps canvien. Les formes canvien. Però hi ha accions que semblen no canviar gaire.

 

Signi vostè aquí

agost 10, 2012 a Arxius

Quantes vegades hem signat un document?

Els temps canvien. Les formes canvien. Però hi ha accions que semblen no canviar gaire.

 

Noves eines per als arxius catalans

agost 1, 2012 a Accés a la informació, Gestió documental

Aquest mes de juliol del 2012 han sortit un conjunt d’interessants publicacions destinades als professionals de l’arxivística i la gestió de documents que, de ben segur, esdevindran unes eines molt útils per al nostre col·lectiu professional.

Es tracta dels números 8, 9 i 10 de la col·lecció textos de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i de la publicació del número 5 de la col·lecció Eines, d’arxivística i gestió documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Pel que fa a la col·lecció textos de l’AAC, es tracta de tres volums amb els següents títols:

Principis i requeriments funcionals per a documents en entorns d’oficina digital:

  • Mòdul 1. Presentació general i declaració de principis. Textos 8.
  • Mòdul 2. Directrius i requeriments funcionals per a sistemes de gestió de documents digitals. Textos 9.
  • Mòdul 3. Directrius i requeriments funcionals per a documents en sistemes de negoci. Textos 10.

Aquests tres mòduls són la traducció catalana, impulsada i realitzada per l’AAC, del projecte i posterior publicació realitzada pel Consell Internacional d’Arxius (CIA/ICA) i Australasian Digital Records Initiative. Aquest projecte internacional estableix els principals  requeriments funcionals per al desenvolupament de programaris de gestió de documents, basats i adaptats a la norma internacional ISO 15489.

Aquestes tres publicacions poden ser de gran utilitat als arxivers i gestors de documents catalans que actualment s’estan enfrontant amb la difícil tasca de definir i crear un sistema de gestió de documents a les seves organitzacions, ja que, en conjunt, recullen de manera clara i directa els requeriments que s’hauran de demanar a les empreses tecnològiques i als informàtics que hagin de desenvolupar aquestes eines.

Des d’aquí agraïm i felicitem als promotors d’aquesta iniciativa, que de ben segur obrirà portes i coneixement als professionals de l’arxivística i gestors de documents de Catalunya, i serà de gran ajuda per als arxivers i arxiveres que estan treballant en projectes d’implementació de Sistemes de gestió documental com a eix central de l’e-administració.

Per altra banda, la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) ha impulsat una altra interessant publicació:

Compendi sobre l’accés a la informació i la protecció de dades. Col·lecció arxivística i gestió documental. Eines núm. 5. Dept. de Cultura.

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/Banners/Compendi_dip_leg.pdf

Es tracta d’un recull legislatiu en matèria d’accés a la informació i la protecció de dades, tant de la legislació catalana i espanyola, com de la Unió Europea i també del marc legislatiu d’altres països, com ara els Estats Unitats, França, Mèxic, Canadà, Gran Bretanya, Austràlia i Nova Zelanda.

Aquest estudi ha esta realitzat per Antoni Rodríguez Gómez i Cristina Biescas Socias, amb el propòsit d’oferir un instrument per a “ajudar a desenvolupar pautes i procediments creats per la CNAATD, en matèria d’accés a la informació, per tal d’establir criteris d’accés als documents públics i conciliar-los amb la normativa sobre protecció de dades personals i amb l’avaluació documental” Pàg. 7

Sovint els arxivers/eres reclamem eines i directrius clares per a poder desenvolupar la nostra feina i per a desplegar projectes i sistemes de gestió documental  a les nostres organitzacions. Aquestes publicacions són una excel·lent iniciativa que hem d’aprofitar per a millorar i avançar amb més seguretat en el nostre àmbit professional.

Crònica de l’acte “El gall canta per tots dos”

juliol 5, 2012 a Arxiu històric, Arxius, Difusió

El dimarts 3 de juliol vam celebrar l’acte “El gall canta per tots dos” dins de les activitats de la Festa Major de Terrassa. L’Arxiu va homenatjar Agustí Bartra amb una lectura teatralitzada dels seus darrers poemes. L’acte comptà amb la presència de 86 persones que van poder gaudir de la lírica, musicalitat i profunditat d’aquests textos. Un Bartra més vital que mai, els darrers mesos de la seva vida. A continuació teniu una petita mostra del muntatge de la sala i de l’actuació.

No a la custòdia irresponsable de la documentació d’arxiu

juliol 4, 2012 a Arxiu administratiu, Arxiu històric, Arxius, Gestió documental

Aquests dies els arxius són notícia per la fallida d’ADOCAT, una empresa dedicada a la custòdia d’actius físics i orientada a la gestió de documents. No és la primera empresa que cau en l’actual conjuntura socioeconòmica, però sí que ho és en un dels sectors que l’any 2011 només va perdre un 2% de la seva quota de mercat i que, per tant, no està patint la crisi com d’altres. I és que la gestió de documents i la conservació d’actius físics és una aposta de futur, però, evidentment, només si es fa ben feta.

La caiguda d’ADOCAT només fa que donar la raó a una reclamació (diríem, fins i tot, una alerta) que portem fent des de fa temps des del sector dels arxius. Com a titulars de fons, el fet de confiar la preservació de la nostra documentació a una empresa externa pot suposar, si en trivialitzem la seva importància cabdal, sotmetre-la a greus riscos. És a dir, creure frívolament que davant del “problema de l’arxiu” la solució és externalitzar el servei, amb la conseqüent reducció de costos en personal i amb la recuperació d’espais físics ocupats fins ara per “papers vells”, és una temeritat.

Un titular de fons, és a dir, un Ajuntament, una Diputació, una Generalitat, qualsevol organització de dret públic però també una empresa privada, té la responsabilitat última sobre la documentació que ha produït i rebut en el desenvolupament de les seves activitats. Per aquest motiu ha de vetllar per la seva integritat, per la seguretat de les dades personals que hi trobem, per l’accessibilitat i disponibilitat, i, en darrera instància però no menys important, per la seva autenticitat i fiabilitat.

Amb més raó, i aquesta part ens afecta més directament com a arxiu d’una administració pública, quan hem d’assegurar la protecció de la documentació de dret públic, en la qual els ciutadans i les ciutadanes hi veuen garantits els seus drets i deures. Sense aquesta protecció cau la seguretat i es perd confiança en el sistema. La nostra funció administrativa, però també social, es devalua.

Qui i com s’ha de custodiar la documentació pública? On queda la responsabilitat? Creiem fermament que cal disposar d’un servei d’arxiu propi que gestioni els documents i els conservi de manera professional. L’opció de voluntariat o d’externalització, a curt termini, acabarà provocant despeses addicionals. Mala pràxis en el treball per poca preparació redundarà en més temps en la recuperació de la informació. El preu del metre lineal en custòdia externa s’incrementarà a mida que n’augmenti la demanda. La distància de la documentació custodiada també allargarà el temps de resposta a la sol·licitud de documents. No disposar d’arxivers que controlin tot aquest sistema pot provocar pèrdua de coneixement pràctic en l’ús d’aquesta documentació un cop recuperada. En podríem dir d’altres.

Convé, per tant, preparar bé el terreny:

1.- No diem que una custòdia externa no sigui útil. Diem que, en tot cas, les empreses que vulguin proveir aquest servei haurien d’estar sotmeses a procesos d’homologació que certifiquin la seva capacitat per exercir la tasca.

2.- Sol·licitar certificació en ISO 30300 a aquestes empreses. Només demostrant una bona gestió interna dels seus processos evidenciaran ser competents i responsables a l’hora de dur a terme una bona gestió d’uns documents que no li són propis. Se’n diu predicar amb l’exemple i, sobretot, demostrar que ho faran millor que si ho fa un servei propi.

3.- Documentar les responsabilitats mitjançant un contracte que prevegi la fallida de la pròpia empresa i dissenyar un protocol d’actuació davant un desastre d’aquestes característiques. Fallar i no retornar el producte custodiat de la mateixa manera en què s’ha rebut no és només un problema per l’empresa contractant, sinó una irresponsabilitat.

4.- Sol·licitar que l’empresa de custòdia utilitzi els codis de l’empresa contractant per tal de localitzar i recuperar la seva documentació. No s’hi valen només sistemes de control d’emmagatzematge com si parléssim d’un supermercat; cal que la documentació sigui localitzable a partir de diferents sistemes. Més feina sí, però més control.

El gall canta per tots dos

juny 25, 2012 a Arxiu històric, Difusió

El proper dimarts dia 3 de juliol realitzarem una lectura teatralitzada de les darrers poesies escrites pel poeta Agustí Bartra l’any 1982. En motiu de l’edició revisada d’aquests textos realitzada pel crític literari D.Sam Abrams i gràcies als textos i esmenes originals conservats a l’Arxiu Històric, s’ha pogut recuperar l’essència i la intencionalitat real de la darrera expressió del poeta. L’acte s’inscriu en la commemoració dels 30 anys de la mort del poeta, el decés del qual s’esdevení el 7 de juliol de 1982.

Es realitzarà una relectura d’una  selecció de textos amb clau dramàtica. La lectura serà dirigida pel director i intèrpret Albert Vidal amb la col·laboració d’Helena Heras i Joan Soler. També comptarà amb música de guitarra en directe a càrrec de Jordi Serra Oñate. Abans de la lectura hi haurà una breu presentació de D. Sam Abrams on es posarà en context aquests textos amb l’obra del poeta.

Dia 3 de juliol 2012 – Arxiu Històric Comarcal de Terrassa – C/Pantà, núm.20, baixos – 19:00. Es prega puntualitat.

L’obra ha estat editada per l’editorial “Meteora” dins la seva col·lecció de “Poesia” aquest mateix 2012. L’acte compta amb la col·laboració del Centre d’Educació Musical de Terrassa (CEM).

Els documents de la Festa Major

juny 25, 2012 a Arxiu històric, Arxius

La Festa Major no es genera per combustió espontània, sinó que hi ha tota una feina d’organització, planificació i coordinació per la qual l’Ajuntament genera molts documents, com ara contractes, actes de reunions,  convenis,  sol·licituds, cartells i programes. Una documentació que, amb el pas del temps i respectant el cicle de vida documental, acabarà essent custodiada a l’Arxiu de Terrassa i formarà part del patrimoni documental de la nostra ciutat.

Això mateix passa amb totes aquelles activitats o afers que desenvolupa l’Ajuntament. Gairebé tot es  plasma en un document. Aquest és el procés de formació del fons documental de l’Ajuntament de Terrassa, una via per poder conèixer la història de l’organització i una ajuda en la correcta presa de decisions dins de la mateixa institució, garantint tant els seus drets i deures com els dels seus administrats.

Una part de la documentació relacionada amb la Festa Major, que l’Arxiu ha conservat i guardat durant aquests anys, són els programes de la  Festa Major, dels quals en tenim  des del 1900. Ara, gràcies a la digitalització realitzada amb la col·laboració d’una Casa d’oficis (2010-2011), els posem a disposició de la ciutadania a la nostra pàgina web:

http://arxiumunicipal.terrassa.cat/afons.php?id_menu=102

El rol dels arxivers en l’administració electrònica

juny 22, 2012 a Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Qualsevol projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental i de l’administració electrònica requereix d’una planificació transversal dins de l’organització i un coneixement profund de la institució en tots els seus àmbits i aspectes (recursos, persones, relacions, organització…), així com tenir en compte a totes i cadascunes de les persones que treballen a la institució, independentment de la seva categoria professional.

Ja des del 2007, any de l’inici del projecte Paradís -el Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament de Terrassa-, es va establir una estreta relació de col·laboració entre el Servei de Tecnologia i Sistemes de la Informació i l’Arxiu Municipal. Aquesta relació es va completar quan l’Arxiu Municipal va canviar d’adscripció orgànica dins l’Ajuntament, passant de dependre de Secretaria General al Servei de Tecnologia, Logística i Qualitat. Aquest canvi va provocar la creació d’un equip multidisciplinari format pel Departament de Sistemes de la Informació, el Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Protecció de Dades Personals i el cap de projectes. Tots aquests departaments municipals estan adscrits a la  mateixa direcció de serveis que l’Arxiu Municipal, el que evidencia que, en la gestió de documents, l’Arxiu ja no es pot recloure dins les seves quatre parets, preocupant-se únicament del seu benestar i esperant passivament que algun dia la documentació li arribi.

Amb aquests canvis orgànics i de funcionament ha estat més senzill crear un equip de treball multidisciplinari que aprofiti els coneixements de tots els seus membres per tirar endavant el projecte de gestió documental i l’administració electrònica. És inviable desenvolupar una eina tecnològica de gestió documental sense els coneixements dels informàtics, com tampoc és possible establir criteris de gestió documental en el món de l’administració electrònica sense els coneixements i la professionalitat dels arxivers i gestors de  documents.

Treballar en equip posa de manifest les diferències en el coneixement de les múltiples disciplines, però, alhora, obliga a establir aliances i a trobar estratègies comunes. En la implantació de l’administració electrònica ja no serveix que cada departament desenvolupi la seva parcel·la de treball de manera independent, sinó que cal aprofitar i convergir en un únic projecte; és en aquest camí que els professionals de l’arxivística tenim una bona feina per fer.

El rol dels arxivers i de les arxiveres en aquest nou món és el de planificar bé el sistema de gestió documental per tal que s’integri amb la resta de sistemes d’informació corporatius, coordinar equips de treball multidisciplinaris, trobar solucions als reptes que planteja la conservació i preservació dels documents electrònics, aportar les polítiques i instruccions a tota la institució per tal de garantir la producció de documents fiables, autèntics, íntegres, usables i accessibles, analitzar les millors solucions en relació a la signatura electrònica i tenir uns mínims coneixements de l’arquitectura tecnològica sobre la qual  reposen els sistemes d’informació de la nostra organització.

També som els gestors i assessors de les diferents oficines i serveis municipals en tot allò relacionat amb la producció de documents, la seva organització, classificació, descripció, avaluació i destrucció.

El projecte d’implantació del Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament ens ha ensenyat a valorar la nostra professió d’arxivers i gestors documentals des d’una altra perspectiva. Hem après a treballar en un equip multidisciplinari, acceptant les diferències, aprofitant el coneixement que aporta cada sector professional i aprenent a comunicar i a transmetre els propis coneixements.

Hem constatat que les funcions tradicionals dels arxivers i arxiveres continuen essent imprescindibles per a la nostra institució, i que la gestió dels documents electrònics en el marc de l’administració electrònica requereix més que mai els nostres serveis professionals i les nostres aportacions.

Finalment, el projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa ens ha permès situar l’Arxiu Municipal en un nova posició orgànica dins de la institució, amb un augment de la visibilitat i del  prestigi, més ben valorat i acceptat.

Fotografia de l’entrada de Manel Marques Del Aguila

La gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa: presentació del Sistema Paradis

juny 14, 2012 a Gestió documental

La concepció d’arxiu com a simple destinació final de la documentació ha passat a millor vida quan s’ha assumit que la gestió dels documents no es pot fer al final del seu cicle de vida sinó que s’ha de fer necessàriament des de la seva creació. Això s’ha fet més evident amb la irrupció massiva del document electrònic i, sobretot, a partir de 2007 amb l’aprovació de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

L’Ajuntament de Terrassa ja havia avançat feina amb l’aprovació del Reglament del Sistema Arxivístic Municipal l’any 2004 i de l’Ordenança del Govern i l’Administració Electrònica de l’any 2007, que  ja definien les funcions i les responsabilitats de l’Arxiu Municipal en matèria de gestió documental. Aquesta va ser la base que va donar l’empenta perquè l’Arxiu comencés a treballar i planificar el seu Sistema de Gestió Documental: el Sistema Paradís.

El Sistema Paradís s’entén com el conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents en el sí de l’Ajuntament de Terrassa, i que permeten el seu ús, gestió i preservació.

Com hem planificat el projecte? Per on hem començat? Com s’està implantant? Què ha calgut treballar i desenvolupar per a poder fer-ho realitat? En quin punt ens trobem? Quin és el nostre dia a dia?

És a través d’aquest blog que anirem tractant aquests aspectes, problemàtiques i reflexions sobre la nostre feina al voltant de la gestió dels documents electrònics i el Sistema Paradís.

Per més informació podeu llegir l’article que l’Arxiu va escriure l’any 2009 :

http://arxiumunicipal.terrassa.cat/docs/recursos/Sistema_paradis_cat.pdf

Acte de presentació del Dia Internacional d’Arxius

juny 6, 2012 a Arxius

Aquest matí s’ha celebrat l’acte de presentació del Dia Internacional d’Arxius on s’ha presentat les novetats de l’Arxiu: nou blog i twitter i les donacions dels fons fotogràfics del Manel Coll i Anselm Marcet. A continuació us mostrem una galeria d’imatge de l’acte.