Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Autèntics des del principi. Digitalització i compulsa electrònica de documents

desembre 19, 2013 in Accés a la informació, Aministració electrònica, Arxiu administratiu, Gestor documental

Durant el mes de gener l’Ajuntament de Terrassa implementarà un innovador projecte a les oficines d’atenció ciutadana i registre d’entrada, es tracta de la digitalització i compulsa electrònica de tota la documentació en paper que aporta la ciutadania per iniciar qualsevol procediment administratiu.

L’objectiu principal és el de convertir en digitals tots els documents en paper que la ciutadania aporta a l’Ajuntament per a realitzar les gestions i tràmits administratius, que es presenten al registre d’entrada o en alguns serveis municipals.

La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:

1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electròncia en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.

El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització.  Cadascuna de les persones que registren tenen un escàner de sobretaula i escanegen els documents que aporta la ciutadania.

Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar i completar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, de manera que tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.

Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració. Aquesta signatura és dettached, i queda associada al document dins el gestor documental.

Per a finalitzar el procés, i dins el programa de registre d’entrada s’obre un pantalla de resultats, on les persones d’atenció ciutadana veuran els títols dels documents que han digitalitzat i extreuran un comprovant que entregaran al ciutadà/na.

Els documents en paper quedaran en mans del ciutadans que els han presentat.

A partir d’aquí els documents es consultaran i és tramitaran electrònicament, en aquest sentit caldrà fer un esforç per explicar i informar bé del projecte als diferents  serveis municipals i fer moltes sessions de formació i acompanyament a les persones d’atenció ciutadana i registre general.

Amb aquest projecte es fa un gran pas per a eliminar definitivament la documentació en paper que presenten els ciutadans a l’administració municipal, i també ens permet la simplificació administrativa, el reaprofitament de la informació i sobretot fer més transparent la nostra administració.

L’Arxiu Municipal és un dels impulsors d’aquest projecte, juntament amb els departaments d’explotació i desenvolupament de sistemes d’informació.

 

 

 

Signi vostè aquí

agost 10, 2012 in Arxius

Quantes vegades hem signat un document?

Els temps canvien. Les formes canvien. Però hi ha accions que semblen no canviar gaire.

 

Signi vostè aquí

agost 10, 2012 in Arxius

Quantes vegades hem signat un document?

Els temps canvien. Les formes canvien. Però hi ha accions que semblen no canviar gaire.