Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

Guia de digitalització de documents

novembre 26, 2013 in Accés a la informació, Arxiu administratiu, Gestió documental

 

La digitalització dels documents municipals és un dels processos importants en el suport i el desenvolupament  de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Terrassa, i també és un dels objectius principals de l’estratègia de difusió i accessibilitat documental de l’Arxiu Històric de la nostra ciutat.

Convertir els documents en format paper en documents electrònics ajuda l’automatització dels procediments, facilita la simplificació administrativa, afavoreix l’accés dels ciutadans a la informació, agilitza la gestió documental, i permet l’accés remot de la documentació històrica.

La digitalització segura també ens permet anar abandonant progressivament  la documentació en paper per passar a la documentació electrònica, desenvolupar la tramitació electrònica i d’aquesta manera complir la normativa en matèria d’administració electrònica.

Aquest mes de novembre l’Ajuntament de Terrassa ha aprovat una Guia de digitalització de documents, que té per objectiu establir les pautes de treball i els criteris a seguir per tal de garantir els millors resultats en la digitalització, uniformitzar els protocols d’actuació i l’ús de la tecnologia adequada en qualsevol projecte de digitalització que es porti a terme a l’Ajuntament de Terrassa. Amb la finalitat d’assegurar la fiabilitat, la integritat, la usabilitat i la conservació dels documents digitals, així com definir el procés de digitalització i compulsa electrònica dels documents des del registre general d’entrada.

             Podeu accedir al document:  Guia de digitalització de documents

Per tal d’assegurar l’autenticitat, fiabilitat, integritat dels documents digitalitzats es procedirà  a la compulsa electrònica mitjançant una signatura reconeguda al servei del personal de l’administració municipal, tal i com preveu l’article 40 de l’Ordenança Municipal per al Govern i l’Administració Electrònica de Terrassa.

Reunió de la Xarxa d’Arxius Municipals a Terrassa

desembre 12, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Avui, 12 de desembre del 2012, s’ha celebrat a Terrassa la 25a reunió de la Central de Serveis Tècnics de la Xarxa d’Arxius Municipals, impulsada per la Diputació de Barcelona. A la sessió s’ha fet balanç de les actuacions i programes realitzats durant l’any 2012, així com la presentació de les línies d’actuació i propostes del pressupost del 2013.

La xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona compta amb 80 municipis adherits, i durant l’any 2012 ha col·laborat i donat suport a 51 arxius municipals de la Província, amb un total de 112 accions.

També s’ha aprofitat la reunió per a presentar als assistents l’eina 2.0 de treball col·laboratiu que la Diputació de Barcelona ha posat a disposició de tots els municipis i arxius adherits. Aquesta eina ha tingut una excel·lent acollida per part de tots els professionals dels arxius, que han vist un porta oberta per treballar en equip i compartir experiències i propostes.

http://xam.diba.cat/

Posteriorment, l’Arxiu Municipal de Terrassa ha presentat Paradís, el Sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Terrassa, per mostrar el projecte i les línies de treball que està portant a terme  Terrassa.

A la reunió hi han assistit 55 arxivers i arxiveres dels municipis adherits a la XAM i ha tingut una  participació molt activa, mostrant-se un gran interés en col·laborar i treballar en equip.

Des de l’Arxiu Municipal de Terrassa agraïm la visita i l’activa participació de tots els professionals dels arxius municipals que han vingut a la reunió.

El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.

Les riuades de 1962. Imatges d’Arxiu

setembre 24, 2012 in Arxiu fotogràfic, Arxius, Difusió

El record de la riuada de 1962 continua molt present. Són moltes les persones que la van patir i que recorden amb una dramàtica claredat la cronologia dels fets. Algunes de les poblacions més afectades foren Terrassa, Sabadell, Les Fonts i Rubí, entre d’altres.

Rambla d'Ègara. Autor: Fotos Francino. reg. 014034

Durant aquest 2012 Terrassa commemora el seu 50è aniversari amb un seguit d’iniciatives que, mitjançant publicacions, articles i ressenyes periodístiques, exposicions fotogràfiques i xerrades, pretenen explicar el que va succeir. Un denominador comú en totes aquestes iniciatives és el paper protagonista de la fotografia. Les imatges que ens han arribat han facilitat contextualitzar uns moments de tragèdia i d’absoluta desorganització molt complexes de transmetre amb el text o la paraula. I és que la força de les imatges ha permès fer comprendre a aquells qui no ho van viure la magnitud de la catàstrofe que es va patir.

Tasques de digitalització i conservació de l'Arxiu fotogràfic

Des de l’Arxiu fotogràfic ha estat un plaer col·laborar en la majoria de les activitats relacionades amb les riuades que s’estan celebrant. Moltes de les imatges que heu anat veient en diaris (Diari de Terrassa, La Torre…), publicacions (La Riuada de 1962 de Jaume Valls…), revistes (Vallesos, Sàpiens…), exposicions (La riuada del 62 i els seus fotògrafs, Museu de Terrassa, Serveis Funeraris, Fotografies de gran format pels carrers de Terrassa…), ibook (Les rierades de 1962), entre d’altres, formen part dels nostres fons i col·leccions.

Els fons dels fotògrafs Carles Duran i Fotos Francino han estat dels més consultats, juntament amb fotografies de la Joana Biarnés, el Jaume Altimira, l’Eduard Bros, el Carlos Pérez de Rozas i l’Antoni Moncaujussà. Tots aquests professionals van resseguir la ciutat amb la voluntat de plasmar tota la magnitud de la catàstrofe. Les seves fotografies ens mostren els rostres d’aquelles persones que ho van perdre tot, els espais urbans assolats, l’estat dels barris que havien crescut de forma desorganitzada, la destrossa de tots aquells infrahabitatges que havia anat autoconstruint la gent més humil, la tasca dels centenars de voluntaris que van participar en les missions de salvament i reconstrucció de la ciutat, etc. En aquestes fotografies plenes d’intencionalitat hi reconeixem l’ull d’uns artistes que, amb una sensibilitat especial, es van convertir en testimonis d’excepció, i gràcies a la seva valentia podem contemplar unes imatges tan punyents de la realitat del moment. A l’Arxiu tenim cura de la conservació de totes aquestes fotografies i imatges amb l’objectiu de fer-ne la major difusió i utilització, tal i com hem estat treballant aquests darrers mesos.

Mostra de fotografies de les riuades que es conserven a l'Arxiu

Des de l’Arxiu Municipal voldríem agrair de forma molt especial a totes aquelles persones que, de manera particular, han cedit les fotografies que conservaven a casa seva i que ens han ajudat a completar la visió d’aquells fets. Gràcies a Jaime Cabañero, Carmen Salas, Ramon Ripoll, Jose Luis Cazorla i Joan Rius.

Treballadores col·laborant en les tasques de neteja. Fotos Francino. Arxiu Municipal. Reg. 99009

Les riuades de 1962. Imatges d’Arxiu

setembre 24, 2012 in Arxiu fotogràfic, Arxius, Difusió

El record de la riuada de 1962 continua molt present. Són moltes les persones que la van patir i que recorden amb una dramàtica claredat la cronologia dels fets. Algunes de les poblacions més afectades foren Terrassa, Sabadell, Les Fonts i Rubí, entre d’altres.

Rambla d'Ègara. Autor: Fotos Francino. reg. 014034

Durant aquest 2012 Terrassa commemora el seu 50è aniversari amb un seguit d’iniciatives que, mitjançant publicacions, articles i ressenyes periodístiques, exposicions fotogràfiques i xerrades, pretenen explicar el que va succeir. Un denominador comú en totes aquestes iniciatives és el paper protagonista de la fotografia. Les imatges que ens han arribat han facilitat contextualitzar uns moments de tragèdia i d’absoluta desorganització molt complexes de transmetre amb el text o la paraula. I és que la força de les imatges ha permès fer comprendre a aquells qui no ho van viure la magnitud de la catàstrofe que es va patir.

Tasques de digitalització i conservació de l'Arxiu fotogràfic

Des de l’Arxiu fotogràfic ha estat un plaer col·laborar en la majoria de les activitats relacionades amb les riuades que s’estan celebrant. Moltes de les imatges que heu anat veient en diaris (Diari de Terrassa, La Torre…), publicacions (La Riuada de 1962 de Jaume Valls…), revistes (Vallesos, Sàpiens…), exposicions (La riuada del 62 i els seus fotògrafs, Museu de Terrassa, Serveis Funeraris, Fotografies de gran format pels carrers de Terrassa…), ibook (Les rierades de 1962), entre d’altres, formen part dels nostres fons i col·leccions.

Els fons dels fotògrafs Carles Duran i Fotos Francino han estat dels més consultats, juntament amb fotografies de la Joana Biarnés, el Jaume Altimira, l’Eduard Bros, el Carlos Pérez de Rozas i l’Antoni Moncaujussà. Tots aquests professionals van resseguir la ciutat amb la voluntat de plasmar tota la magnitud de la catàstrofe. Les seves fotografies ens mostren els rostres d’aquelles persones que ho van perdre tot, els espais urbans assolats, l’estat dels barris que havien crescut de forma desorganitzada, la destrossa de tots aquells infrahabitatges que havia anat autoconstruint la gent més humil, la tasca dels centenars de voluntaris que van participar en les missions de salvament i reconstrucció de la ciutat, etc. En aquestes fotografies plenes d’intencionalitat hi reconeixem l’ull d’uns artistes que, amb una sensibilitat especial, es van convertir en testimonis d’excepció, i gràcies a la seva valentia podem contemplar unes imatges tan punyents de la realitat del moment. A l’Arxiu tenim cura de la conservació de totes aquestes fotografies i imatges amb l’objectiu de fer-ne la major difusió i utilització, tal i com hem estat treballant aquests darrers mesos.

Mostra de fotografies de les riuades que es conserven a l'Arxiu

Des de l’Arxiu Municipal voldríem agrair de forma molt especial a totes aquelles persones que, de manera particular, han cedit les fotografies que conservaven a casa seva i que ens han ajudat a completar la visió d’aquells fets. Gràcies a Jaime Cabañero, Carmen Salas, Ramon Ripoll, Jose Luis Cazorla i Joan Rius.

Treballadores col·laborant en les tasques de neteja. Fotos Francino. Arxiu Municipal. Reg. 99009

L’Arxiu Municipal Administratiu

maig 15, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius

La inauguració de l’actual edifici de l’Ajuntament de Terrassa, l’any 1903, es pot considerar com la data de creació del servei de l’arxiu municipal tal com l’entenem actualment. D’ençà del trasllat de l’Ajuntament a la nova seu, l’Arxiu Municipal recull tota la documentació de la Institució, des de mitjans del segle XIX fins a l’actualitat.

Els fons municipals més antics, d’època medieval i moderna, havien quedat guardats a la Torre del Palau juntament amb el fons notarial i de la batllia de Terrassa. Avui aquests importants fons es poden consultar a l’Arxiu Històric de Terrassa i Comarcal del Vallès Occidental.

L’Arxiu Municipal Administratiu de Terrassa (AMAT) es va refer l’any 1990 per donar resposta a les necessitats organitzatives de l’Ajuntament. Les noves instal·lacions es situaren a la planta baixa de l’edifici central del Raval de Montserrat, després de molt anys patint certa precarietat a les golfes de l’edifici. Actualment encara s’ubica al mateix lloc, però l’Arxiu disposa d’altres dipòsits auxiliars per a gestionar el gran volum de documentació que genera l’Ajuntament.

L’AMAT, doncs, és el servei que s’ocupa de gestionar, conservar, organitzar, difondre i posar a l’abast dels ciutadans i de la pròpia administració tota la documentació municipal que generen i reben els diferents serveis municipals. La majoria de la documentació data a partir dels anys 1980 en endavant.