Ajuntament de Terrassa

Ajuntament de Terrassa

El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.

Noves eines per als arxius catalans

agost 1, 2012 in Accés a la informació, Gestió documental

Aquest mes de juliol del 2012 han sortit un conjunt d’interessants publicacions destinades als professionals de l’arxivística i la gestió de documents que, de ben segur, esdevindran unes eines molt útils per al nostre col·lectiu professional.

Es tracta dels números 8, 9 i 10 de la col·lecció textos de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i de la publicació del número 5 de la col·lecció Eines, d’arxivística i gestió documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Pel que fa a la col·lecció textos de l’AAC, es tracta de tres volums amb els següents títols:

Principis i requeriments funcionals per a documents en entorns d’oficina digital:

  • Mòdul 1. Presentació general i declaració de principis. Textos 8.
  • Mòdul 2. Directrius i requeriments funcionals per a sistemes de gestió de documents digitals. Textos 9.
  • Mòdul 3. Directrius i requeriments funcionals per a documents en sistemes de negoci. Textos 10.

Aquests tres mòduls són la traducció catalana, impulsada i realitzada per l’AAC, del projecte i posterior publicació realitzada pel Consell Internacional d’Arxius (CIA/ICA) i Australasian Digital Records Initiative. Aquest projecte internacional estableix els principals  requeriments funcionals per al desenvolupament de programaris de gestió de documents, basats i adaptats a la norma internacional ISO 15489.

Aquestes tres publicacions poden ser de gran utilitat als arxivers i gestors de documents catalans que actualment s’estan enfrontant amb la difícil tasca de definir i crear un sistema de gestió de documents a les seves organitzacions, ja que, en conjunt, recullen de manera clara i directa els requeriments que s’hauran de demanar a les empreses tecnològiques i als informàtics que hagin de desenvolupar aquestes eines.

Des d’aquí agraïm i felicitem als promotors d’aquesta iniciativa, que de ben segur obrirà portes i coneixement als professionals de l’arxivística i gestors de documents de Catalunya, i serà de gran ajuda per als arxivers i arxiveres que estan treballant en projectes d’implementació de Sistemes de gestió documental com a eix central de l’e-administració.

Per altra banda, la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) ha impulsat una altra interessant publicació:

Compendi sobre l’accés a la informació i la protecció de dades. Col·lecció arxivística i gestió documental. Eines núm. 5. Dept. de Cultura.

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/Banners/Compendi_dip_leg.pdf

Es tracta d’un recull legislatiu en matèria d’accés a la informació i la protecció de dades, tant de la legislació catalana i espanyola, com de la Unió Europea i també del marc legislatiu d’altres països, com ara els Estats Unitats, França, Mèxic, Canadà, Gran Bretanya, Austràlia i Nova Zelanda.

Aquest estudi ha esta realitzat per Antoni Rodríguez Gómez i Cristina Biescas Socias, amb el propòsit d’oferir un instrument per a “ajudar a desenvolupar pautes i procediments creats per la CNAATD, en matèria d’accés a la informació, per tal d’establir criteris d’accés als documents públics i conciliar-los amb la normativa sobre protecció de dades personals i amb l’avaluació documental” Pàg. 7

Sovint els arxivers/eres reclamem eines i directrius clares per a poder desenvolupar la nostra feina i per a desplegar projectes i sistemes de gestió documental  a les nostres organitzacions. Aquestes publicacions són una excel·lent iniciativa que hem d’aprofitar per a millorar i avançar amb més seguretat en el nostre àmbit professional.

El rol dels arxivers en l’administració electrònica

juny 22, 2012 in Arxius, Gestió documental, Gestor documental

Qualsevol projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental i de l’administració electrònica requereix d’una planificació transversal dins de l’organització i un coneixement profund de la institució en tots els seus àmbits i aspectes (recursos, persones, relacions, organització…), així com tenir en compte a totes i cadascunes de les persones que treballen a la institució, independentment de la seva categoria professional.

Ja des del 2007, any de l’inici del projecte Paradís -el Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament de Terrassa-, es va establir una estreta relació de col·laboració entre el Servei de Tecnologia i Sistemes de la Informació i l’Arxiu Municipal. Aquesta relació es va completar quan l’Arxiu Municipal va canviar d’adscripció orgànica dins l’Ajuntament, passant de dependre de Secretaria General al Servei de Tecnologia, Logística i Qualitat. Aquest canvi va provocar la creació d’un equip multidisciplinari format pel Departament de Sistemes de la Informació, el Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Protecció de Dades Personals i el cap de projectes. Tots aquests departaments municipals estan adscrits a la  mateixa direcció de serveis que l’Arxiu Municipal, el que evidencia que, en la gestió de documents, l’Arxiu ja no es pot recloure dins les seves quatre parets, preocupant-se únicament del seu benestar i esperant passivament que algun dia la documentació li arribi.

Amb aquests canvis orgànics i de funcionament ha estat més senzill crear un equip de treball multidisciplinari que aprofiti els coneixements de tots els seus membres per tirar endavant el projecte de gestió documental i l’administració electrònica. És inviable desenvolupar una eina tecnològica de gestió documental sense els coneixements dels informàtics, com tampoc és possible establir criteris de gestió documental en el món de l’administració electrònica sense els coneixements i la professionalitat dels arxivers i gestors de  documents.

Treballar en equip posa de manifest les diferències en el coneixement de les múltiples disciplines, però, alhora, obliga a establir aliances i a trobar estratègies comunes. En la implantació de l’administració electrònica ja no serveix que cada departament desenvolupi la seva parcel·la de treball de manera independent, sinó que cal aprofitar i convergir en un únic projecte; és en aquest camí que els professionals de l’arxivística tenim una bona feina per fer.

El rol dels arxivers i de les arxiveres en aquest nou món és el de planificar bé el sistema de gestió documental per tal que s’integri amb la resta de sistemes d’informació corporatius, coordinar equips de treball multidisciplinaris, trobar solucions als reptes que planteja la conservació i preservació dels documents electrònics, aportar les polítiques i instruccions a tota la institució per tal de garantir la producció de documents fiables, autèntics, íntegres, usables i accessibles, analitzar les millors solucions en relació a la signatura electrònica i tenir uns mínims coneixements de l’arquitectura tecnològica sobre la qual  reposen els sistemes d’informació de la nostra organització.

També som els gestors i assessors de les diferents oficines i serveis municipals en tot allò relacionat amb la producció de documents, la seva organització, classificació, descripció, avaluació i destrucció.

El projecte d’implantació del Sistema de gestió de documents a l’Ajuntament ens ha ensenyat a valorar la nostra professió d’arxivers i gestors documentals des d’una altra perspectiva. Hem après a treballar en un equip multidisciplinari, acceptant les diferències, aprofitant el coneixement que aporta cada sector professional i aprenent a comunicar i a transmetre els propis coneixements.

Hem constatat que les funcions tradicionals dels arxivers i arxiveres continuen essent imprescindibles per a la nostra institució, i que la gestió dels documents electrònics en el marc de l’administració electrònica requereix més que mai els nostres serveis professionals i les nostres aportacions.

Finalment, el projecte d’implantació d’un sistema de gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa ens ha permès situar l’Arxiu Municipal en un nova posició orgànica dins de la institució, amb un augment de la visibilitat i del  prestigi, més ben valorat i acceptat.

Fotografia de l’entrada de Manel Marques Del Aguila

La gestió documental a l’Ajuntament de Terrassa: presentació del Sistema Paradis

juny 14, 2012 in Gestió documental

La concepció d’arxiu com a simple destinació final de la documentació ha passat a millor vida quan s’ha assumit que la gestió dels documents no es pot fer al final del seu cicle de vida sinó que s’ha de fer necessàriament des de la seva creació. Això s’ha fet més evident amb la irrupció massiva del document electrònic i, sobretot, a partir de 2007 amb l’aprovació de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

L’Ajuntament de Terrassa ja havia avançat feina amb l’aprovació del Reglament del Sistema Arxivístic Municipal l’any 2004 i de l’Ordenança del Govern i l’Administració Electrònica de l’any 2007, que  ja definien les funcions i les responsabilitats de l’Arxiu Municipal en matèria de gestió documental. Aquesta va ser la base que va donar l’empenta perquè l’Arxiu comencés a treballar i planificar el seu Sistema de Gestió Documental: el Sistema Paradís.

El Sistema Paradís s’entén com el conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents en el sí de l’Ajuntament de Terrassa, i que permeten el seu ús, gestió i preservació.

Com hem planificat el projecte? Per on hem començat? Com s’està implantant? Què ha calgut treballar i desenvolupar per a poder fer-ho realitat? En quin punt ens trobem? Quin és el nostre dia a dia?

És a través d’aquest blog que anirem tractant aquests aspectes, problemàtiques i reflexions sobre la nostre feina al voltant de la gestió dels documents electrònics i el Sistema Paradís.

Per més informació podeu llegir l’article que l’Arxiu va escriure l’any 2009 :

http://arxiumunicipal.terrassa.cat/docs/recursos/Sistema_paradis_cat.pdf