El catàleg de procediments

desembre 10, 2012 in Arxiu administratiu, Arxius, Gestió documental, Gestor documental

El Catàleg de procediments és una de les eines essencials per al desenvolupament i la implementació d’un Sistema de gestió documental en una organització, juntament amb el quadre de classificació, el catàleg de tipologies documentals, el model de metadades i el quadre de seguretat i accés als documents.

En l’àmbit arxivístic, el catàleg de procediments ha quedat una mica en segon terme, potser perquè els tècnics arxivers/eres no sempre estem involucrats en l’anàlisi i revisió dels procediments administratius, o bé perquè no hi trobem la utilitat. Però considerem que la nostra aportació és imprescindible  i que hem d’intervenir en la seva elaboració i manteniment.

Tant el RD 4/2012, que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com el Decret 56/209 per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics, així com la Llei 11/2007  d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, obliguen l’Administració Pública a mantenir actualitzat un inventari de la informació administrativa, dels procediments i dels serveis classificats per famílies semàntiques.

Però, a més de les obligacions i requeriments legals, el catàleg de procediments és una excel·lent eina per tenir controlats i conèixer a fons tots i cadascun dels procediments i tràmits administratius de la nostra organització, fet que ens permetrà relacionar i integrar el gestor de documents amb la resta de sistemes d’informació i aplicatius.

El catàleg de procediments és l’eina que identifica i descriu funcionalment, tecnològicament i documentalment qualsevol procediment i els seus tràmits amb l’objectiu de poder-los relacionar amb tot el seu cicle de vida , donar informació als usuaris i dotar de coneixement transversal als tècnics de l’organització.

A l’Ajuntament de Terrassa estem eleborant el catàleg de procediments en equip, amb la participació del Departament d’Innovació i Procediments, el Departament de Sistemes d’Informació i l’Arxiu Municipal.

Aquest grup de treball ha acordat un model de fitxa per al catàleg amb els següents apartats:

1. Dades identificatives del procediment i informació general: Codi del procediment, Nom del procediment, Descripció, Família semàntica, Codi de classificació, Forma d’inici, Destinataris, Requisits, Lloc de presentació, Òrgan responsable, Nom persona responsable, càrrec, telèfon Òrgan competent per a resoldre.

1.1. Procediments relacionats: Nom Procediment 1, 2, descripció del  procediment.

2. Dades específiques del procediment: Codi i nom del procediment.

2.1. Anàlisi del procediment:Diagrama tècnic, Diagrama funcional, data aprovació anàlisi, Data de la darrera revisió,   Comentaris,  Autor de l’anàlisi.

2.2. Terminis del procediment i normativa aplicable: Normativa, recursos administratius, efecte del silenci administratiu,  termini de resolució, Termini notificació, Mode de notificació, taxes i impostos  aplicables    i  forma  de pagament.

3. Documentació requerida: Impresos, documents a aportar, plantilles, documents relacionats.

4. Sistemes d’informació i indicadors:

4.1. Sistemes d’informació del procediment: Nom de l’aplicatiu, Entorn tecnològic, data inici aplicatiu, Responsable de l’aplicatiu, Webservices utilitzats, relacions  amb altres BBDD o Sistemes informació.

4.2. Indicadors del procediment: Núm. Expedients resolts per any, Núm. expedients  iniciats per any, volum anual, Termini de resolució, càlcul econòmic d’ingressos generats.

Aquest és un treball de llarga durada, complex i sistemàtic, que implica a diferents serveis i amb la dificultat afegida del seu maneniment i actualització. Però és una eina fonamental en el desplegament de l’administració electrònica i essencial per al bon funcionament del gestor documental.