L´Ajuntament de Terrassa es prepara per poder pagar a 30 dies a partir de l´1 de gener de 2013

L’Ajuntament de Terrassa ha posat en funcionament el nou sistema de validació i pagament de factures. Aquest projecte està emmarcat dins el programa de digitalització i automatització dels processos que s’està portant a terme a l’Ajuntament i concretament, esdevé una segona fase del projecte de digitalització de totes les tasques de la contractació d’obres, bens i serveis que va començar fa un any amb la posada en funcionament del sistema de tramitació dels expedients de contractació.

Mitjançant aquest projecte es segueix amb l’aposta per la tecnologia com a eina estratègica i necessària per a aconseguir una administració electrònica eficaç i eficient, que faciliti l’accés de ciutadans i empreses a les informacions administratives o econòmiques generades en la seva relació amb l’Ajuntament.

Perquè és important aquest projecte?

Gestionar de forma manual la informació existent a les factures que arriben a l’Ajuntament suposa un elevat consum de temps, diners i recursos i el repte és que les tasques associades a la gestió de les factures siguin menys laborioses, més ràpides i menys costoses.

Els treballadors i les treballadores dels serveis Administratius, Econòmics i de Compres de l’Ajuntament dediquen entre un 30% i un 40% del seu temps en gestions basades a processar manualment informació continguda en documents de paper. El pagament a un proveïdor requereix haver realitzat un conjunt d’operacions prèvies. La seva recepció, registre i classificació, el seu repartiment, verificació i aprovació, comptabilització i arxivat… són tasques pròpies del processat de la factura que impliquen un temps acumulat de mà d’obra entre 20 i 30 minuts de terme mig. També existeixen despeses addicionals com els quals fan referència al material d’arxivat, fotocòpies, espai físic per a guardar documents en paper… i sobretot, hi ha un concepte de despesa molt important: els temps morts que les factures estan en una taula esperant ser traslladats de manera “manual” que impossibiliten saber al moment i amb exactitud on està la factura dins del procés de manera transparent a tothom. Totes aquestes despeses ascendeixen a 2,5€ per factura arxivada en el millor dels casos.

Com funciona?

Aquest nou sistema de validació i pagament de factures fa possible la gestió documental, la signatura electrònica i l’automatització de tot el procés i cicle de vida de la factura i documents associats i s’ha enllaçat totalment amb l’expedient electrònic de contractació integrant-se amb el sistema econòmic-financer.

Un dels aspectes més rellevants és que s’agilitza l’entrada i el tractament de les factures, tant si es reben en paper com si s’envien en format electrònic (factura-e). En el cas dels proveïdors que enviïn les factures en paper, només arribar a l’Ajuntament són digitalitzades per un sistema homologat pel Ministeri d’Hisenda (seguint l’ordre EHA/962/2007, de 10 de abril, publicada en el BOE del 14 d’abril de 2007 pel Ministerio de Economía y Hacienda), que permet la destrucció de la factura una vegada l’hem digitalitzat. D’aquesta manera, totes les factures es tramiten 100% en format digital, eliminant totalment el paper.

És el propi sistema qui diu en cada moment quina tasca ha de fer cadascú en una factura o relació de factures. El procés ha estat pensat, dissenyat i optimitzat prèviament i es el propi sistema que s’encarrega de que el circuit a seguir sempre sigui el mateix, o sigui el més òptim. També, a més, hem de destacar la utilització de la signatura electrònica mitjançant certificats digitals en tots els documents que requereixen una signatura.

Pel que fa a l’accessibilitat a la informació, les factures i els documents associats a la seva tramitació estan accessibles en tot moment a la xarxa municipal per qualsevol treballador o càrrec electe. Amb dos clics tenim la factura al davant i tota la documentació de l’expedient que la va generar. A més, en qualsevol moment es pot saber qui té la tasca pendent i des de quan.

D’aquesta manera s’aconsegueix un estalvi de paper molt important, transparència en el cicle de vida de la factura i dels documents que la justifiquen i accessibilitat a la informació i traçabilitat amb l’expedient electrònic.

Dades quantitatives

Els efectes immediats que aquest nou mètode produeix dins de l’organització municipal són la reducció dels dies de tramitació gràcies a la signatura electrònica, ja que s’evita el «moviment físic» de factures i s’«accelera» la signatura dels responsables, així com l’augment de les garanties de control.

Els diferents serveis municipals de l’Ajuntament reben unes 20.000 factures a l’any. «Per a donar compliment als terminis legals en el pagament a proveïdors i per a millorar la gestió i el tractament de les factures presentades en l’Ajuntament, cal disposar d’una eina que agilitzi i garanteixi tant el procediment com un eficient control del compliment de terminis». La criticitat del procés queda manifesta quan li fem un cop d’ull a les xifres: 20.000 factures a l’any, 60.000 documents associats al procés anuals, 25.000 signatures electròniques anuals i més de 130 persones entre tècnics i càrrecs electes que intervenen en algun moment de procés.

A partir de les dades generades de la gestió de les primeres 1.000 factures gestionades a través del sistema, podem confirmar que el nou sistema permet estalviar entre un 65% i un 90% la despesa associada. Si calculem el temps de gestió l’estalvi és molt més espectacular ja que permet fer la mateixa feina amb un 85% del temps emprat abans de l’automatització.

A dia d’avui l’Ajuntament està pagant per sota els 40 dies, tal com marca la Llei de Morositat (Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) i es prepara per poder pagar a partir de 2013 a 30 dies. Només l’aplicació de tecnologia i l’automatització i revisió dels processos pot ajudar a assolir aquests objectius amb total garantia de compliment.

Be Sociable, Share!

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

*