Nueva plataforma de Business Intelligence para la creación de cuadros de mando y apoyo a la toma de decisiones

La necesidad de disponer de una herramienta de Business Intelligence surge desde los diferentes servicios del Ayuntamiento en el mismo momento que hay que poder cruzar y comparar datos de los diversos sistemas de información existentes en el Ayuntamiento y, de esta manera, obtener una visión mas completa de la información. No es que hasta ahora no se esté haciendo, al contrario, pero supone invertir muchos recursos, sobre todo tiempo, procedimientos muy manuales y herramientas de difícil gestión ante volúmenes de información muy altos. Es por ello que, muchas veces, demasiado a menudo, los integrantes de los diferentes servicios se encuentran ante la dificultad de no poder obtener de un modo claro la información que necesitan y es en este punto donde se empiezan a valorar posibles soluciones.

Los parámetros más importantes que se han tenido en cuenta al construir la solución tecnológica son la escalabilidad en el mercado, la estabilidad de la solución, la capacidad de crecimiento de la solución a todo el ámbito del Ayuntamiento y la adaptación de la herramienta a la organización de manera que permita y facilite el aprovechamiento de sistemas de información ya existentes.

El objetivo fundamental que se ha querido afrontar es el de dotar de una herramienta que facilite información para que las usuarios puedan responderse a las preguntas que a nivel de gestión se hacen y que hasta ahora, o no disponían de medios para obtenerla o el coste para obtenerla era, como decíamos, muy elevado. La gran mayoría de ayuntamientos no disponen de sistemas automatizados que ayuden a la toma de decisiones. La elevada carga de trabajo manual requerida es una barrera muy grande que dificulta extremadamente el acceso a la información en el momento necesario, con el formato adecuado y con el dato correcto.


La primera solución que se ha implantado ha dado respuesta a las necesidades del servicio de tributos y recaudación, de cara a facilitar al servicio una herramienta de apoyo e información sobre la propia gestión interna, llevando a cabo un análisis detallado de la información asociada a cargos y cobros por tipo de tributo, comparativas y evolutivos mensuales, interanuales, por situación voluntaria y ejecutiva, situación de la pendiente, evolución domiciliaciones y un largo etcétera.

Actualmente se está poniendo en funcionamiento una segunda fase, asociada a finanzas, intervención y tesorería, que proporciona información analítica por área, concejalía, capítulos, artículos, funciones, etc. Además, asegura el cumplimiento del presupuesto, mediante comparativas con ejercicios y períodos anteriores, y analiza la estacionalidad de los gastos/ingresos y el control de los plazos de pagos a proveedores, entre otras funciones. Finalmente, comentar que se están planificando las siguientes fases del proyecto en los ámbitos de los servicios de población y de la gestión de expedientes.

Tecnológicamente la solución implantada en el Ayuntamiento de Terrassa está desarrollada dentro del marco tecnológico existente con soluciones Microsoft (SQL Server, Sharepoint y Office) y sobre la que se ha evolucionado una solución pre-construida y adaptada a las necesidades detectadas.

Los beneficios obtenidos principalmente son:

  • Dotar de autonomía a los usuarios simplificando la manera de obtener la información.
  • Unificar la misma. Esto es, que todos los usuarios dispongan de la misma información en el mismo formato en el momento que lo necesiten.
  • Poder cruzar y relacionar datos de las diferentes áreas y servicios del Ayuntamiento de forma totalmente automatizada.
  • Permitir prever situaciones de necesidades en la ciudad y para los ciudadanos.

En resumen, facilitar a la organización herramientas de acceso y de gestión de la información para facilitar la toma de decisiones.

A partir de este proyecto ya se está trabajando con la idea de enlazar esta información de la que dispone el Ayuntamiento con un medio público y abierto (portal Open Data) para que tanto empresas como ciudadanos puedan tener una visión clara y en tiempo real del estado de la ciudad y utilizar esta información como información de valor añadido para sus negocios.

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