El Ayuntamiento de Terrassa se prepara para poder pagar a 30 días a partir del 1 de Enero de 2013

El Ayuntamiento de Terrassa ha puesto en funcionamiento el nuevo sistema de validación y pago de facturas. Este proyecto está enmarcado dentro el programa de digitalización y automatización de los procesos que se está llevando a cabo en el Ayuntamiento y concretamente, forma parte de una segunda fase del proyecto de digitalización de todas las tareas de la contratación de obras, bienes y servicios que empezó hace un año con la puesta en funcionamiento del sistema de tramitación de los expedientes de contratación.

Mediante este proyecto el Ayuntamiento sigue consolidando su apuesta por la tecnología como herramienta estratégica y necesaria para conseguir una administración electrónica eficaz y eficiente, que facilite el acceso de ciudadanos y empresas a las informaciones administrativas o económicas generadas en su relación con el Ayuntamiento.

¿Por qué es importante este proyecto?
Gestionar de forma manual la información existente a las facturas que llegan al Ayuntamiento supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos y el reto es que las tareas asociadas a la gestión de las facturas sean menos laboriosas, más rápidas y menos costosas.

Los trabajadores y las trabajadoras de los servicios Administrativos, Económicos y de Compras del Ayuntamiento dedican entre un 30% y un 40% de su tiempo en gestiones basadas a procesar manualmente información contenida en documentos de papel. El pago a un proveedor requiere haber realizado un conjunto de operaciones previas. Su recepción, registro y clasificación, su reparto, verificación y aprobación, contabilización y archivado… son tareas propias del procesado de la factura que implican un tiempo acumulado de mano de obra entre 20 y 30 minutos de término medio. También existen gastos adicionales como los que hacen referencia al material de archivado, fotocopias, espacio físico para guardar documentos en papel… y sobre todo, hay un concepto de gasto muy importante: los tiempos muertos que las facturas están en una mesa esperando ser trasladados de manera “manual” que imposibilitan saber al momento y con exactitud dónde está la factura dentro del proceso de manera transparente a todo el mundo. Todos estos gastos ascienden a 2,5€ por factura archivada en el mejor de los casos.
¿Cómo funciona?
Este nuevo sistema de validación y pago de facturas hace posible la gestión documental, la firma electrónica y la automatización de todo el proceso y ciclo de vida de la factura y documentos asociados y se ha enlazado totalmente con el expediente electrónico de contratación integrándose con el sistema económico-financiero del Ayuntamiento.

Uno de los aspectos más relevantes es que agiliza la entrada y el tratamiento de las facturas, tanto si se reciben en papel como si se envían en formato electrónico (factura-e). En el caso de los proveedores que envíen las facturas en papel, sólo llegar al Ayuntamiento son digitalizadas por un sistema homologado por el Ministerio de Hacienda (siguiendo la orden EHA/962/2007, de 10 de abril, publicada en el BOE del 14 de abril de 2007 por el Ministerio de Economía y Hacienda), que permite la destrucción de la factura una vez se ha digitalizado. De esta manera, todas las facturas se tramitan 100% en formato digital, eliminando totalmente el papel.

Es el propio sistema quien dice en cada momento qué tarea debe hacer cada cuál en una factura o relación de facturas. El proceso ha sido pensado, diseñado y optimizado previamente y es el propio sistema que se encarga de que el circuito a seguir siempre sea el mismo, es decir, el más óptimo. También, además, debemos destacar la utilización de la firma electrónica mediante certificados digitales en todos los documentos que requieren una firma.

Con respecto a la accesibilidad a la información, las facturas y los documentos asociados a su tramitación están accesibles en todo momento a la red municipal por cualquier trabajador o cargo electo. Mediante dos clicks tenemos la factura en frente y toda la documentación del expediente que la generó. Además, en cualquier momento se puede saber quien tiene la tarea pendiente y desde cuándo.

De esta manera se consigue un ahorro de papel muy importante, transparencia en el ciclo de vida de la factura y de los documentos que la justifican y accesibilidad a la información y trazabilidad con el expediente electrónico.

Datos cuantitativos

Los efectos inmediatos que este nuevo método produce dentro de la organización municipal son la reducción de los días de tramitación gracias a la firma electrónica, puesto que se evita el «movimiento físico» de facturas y se «acelera» la firma de los responsables, así como el aumento de las garantías de control.

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