Proceso 100% digital, sin papeles, firma y notificación electrónica y reduciendo los tiempos de gestión hasta un 90%
Ya nada será igual … Ciertamente, hay un antes y un después de la puesta en marcha de la nueva plataforma de contratación del Ayuntamiento de Terrassa, la cual, bajo el nombre de GIC (Gestión Integral de la Contratación), permite la gestión extremo a extremo de los expedientes de compras de obras, bienes y servicios de forma 100% digital y telemática.
Así, la publicación automatizada de concursos en la sede electrónica, la presentación on-line de propuestas y documentación acreditativa, la firma electrónica y notificación telemática de resoluciones, y el archivo digital entre otros, son ya una realidad en el Ayuntamiento.
Las primeras experiencias que se han tenido han permitido constatar una reducción de más del 85% del tiempo requerido para la adjudicación de un contrato, la práctica eliminación del uso de papel en la licitación y la simplificación de los trámites de cara a las empresas. Se ha llegado a gestionar un expediente en menos de 1 día, trabajo que en el mundo en papel duraba entre dos y tres semanas.
A estas alturas, todos los servicios del Ayuntamiento de Terrassa están formados en la nueva herramienta y metodología y además, se ha comunicado la obligación de presentar los expedientes de contratación de forma telemática, de modo que los expedientes en papel dejan de tener validez.
En todo esto, también ha tenido mucho que ver el hecho de incorporar funcionalidades de seguimiento, trazabilidad y auditoría, las cuales permiten disponer de información en tiempo real respecto a los trámites que se han completado y están pendientes por un determinado expediente, consultar todos los detalles y acceder a su documentación anexa.
De forma colateral, el proyecto también ha permitido construir dos potentes palancas para continuar y profundizar en la transformación y modernización interna del Ayuntamiento. Por un lado, se ha definido una nueva metodología para sistematizar la revisión de los trámites existentes con el objetivo de simplificarlos y hacerlos más eficientes (Modelo de Gobierno de Procesos). Y por otro, se han implementado una serie de servicios y plataformas tecnológicas de apoyo al despliegue de la administración electrónica (portales de trabajo y colaboración, motor de gestión de procesos – BPM, gestión documental, registro telemático de entrada/salida, firma electrónica, notificación telemática, etc.). Todos estos elementos de infraestructura han sido diseñados para constituir una base reutilizable por el conjunto de expedientes y trámites del Ayuntamiento, lo que ya está permitiendo abordar en paralelo la digitalización de otros expedientes, como el expediente de catastro, de padrón o de licencias de obras, reduciendo plazos y costes de implementación.
Ya nada será igual… o sí: el éxito del proyecto reafirma el carácter innovador del Ayuntamiento de Terrassa y su compromiso con la modernización de la administración local. Ya nada será igual … será mejor.
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