La estrategia de preservación del Registro General del Ayuntamiento de Terrassa presentada en Bologna (Italia)

Los pasados días 11 y 12 de abril se celebró en la ciudad italiana de Bologna el Congreso Nacional organizado por el Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna y que llevó por título Un futuro per il presente. Politiche, strategie e strumenti della conservazione digitale. El congreso agrupó a más de 500 profesionales de los sectores de las nuevas tecnologías, de las redes sociales y de la archivística y gestión documental. 

El Ayuntamiento de Terrassa estuvo presente con la intervención de Joan Soler Jiménez, director del Archivo Histórico de Terrassa, que el martes 12 de abril por la mañana realizó la ponencia: Un registro di protocollo per il futuro? En ella se presentaron las diferentes acciones realizadas en la mejora del Registro General de Entradas y Salidas de documentos entre los años 2008 y 2011, con especial énfasis en la formación específica realizada sobre los trabajadores, la disposición de elementos que facilitan la clasificación y la gestión de los documentos entrantes y en la definición de la estrategia de preservación a largo plazo de este instrumento. Estos fueron los elementos que, además, generaron más interés en la audiencia dado el respeto y la potencia legal que Italia atribuye en este instrumento de gestión.

Las conclusiones presentadas en Bologna son el resultado del largo trabajo de sistematización del Registro General realizado por el Archivo Municipal, el Departamento de Registro General, el Departamento de Procedimientos y el Departamento de Desarrollo Informático. Sin este trabajo colaborativo, afrontar un tratamiento profundo sobre un instrumento tan transversal no hubiera sido posible.

El Archivo Municipal participa desde el año 2008 formado parte del TEAM Catalonia del proyecto internacional InterPARES coordinado por la School of Library, Archival & Information Studies de la Universidad canadiense de la British Columbia, con sede en Vancouver. El TEAM Catalonia está dirigido por la Asociación de Archiveros de Cataluña. Desde entonces se ha estado trabajando en un Caso de Estudio Internacional, conjuntamente con el TEAM Italia y el TEAM Brasil para determinar mejoras reales en el Registro General y para definir los elementos fundamentales que habrá que preservar a largo plazo. El Registro General como tal es un instrumento de fe y de fecha cierta avalado por las diferentes legislaciones que conviene ser preservado con todas las garantías. La ponencia de Bologna ha sido la primera de las sesiones de difusión que este caso de estudio ha previsto. La siguiente se realizará en el próximo encuentro internacional del proyecto InterPARES que se celebrará el mes de octubre en Barcelona.