{"id":1208,"date":"2014-04-28T13:07:13","date_gmt":"2014-04-22T11:31:52","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/smarterrassa\/?p=1208"},"modified":"2014-04-28T13:07:13","modified_gmt":"2014-04-22T11:31:52","slug":"paper-0-en-ladministracio-municipal-projecte-de-digitalitzacio-i-compulsa-electronica-a-lajuntament-de-terrassa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/2014\/04\/28\/paper-0-en-ladministracio-municipal-projecte-de-digitalitzacio-i-compulsa-electronica-a-lajuntament-de-terrassa\/","title":{"rendered":"Paper 0 en l\u2019administraci\u00f3 municipal. Projecte de digitalitzaci\u00f3 i compulsa electr\u00f2nica a l\u2019Ajuntament de Terrassa"},"content":{"rendered":"
\n

Objectiu: Paper 0
\n<\/span><\/strong>El\u00a0 sistema de digitalitzaci\u00f3 i compulsa de documents al Registre d\u2019entrada<\/strong><\/p>\n

1. Introducci\u00f3<\/strong><\/p>\n

Des de l\u2019any 2007, l\u2019Ajuntament de Terrassa est\u00e0 fent una gran aposta pel desenvolupament\u00a0 i la implementaci\u00f3 de l\u2019administraci\u00f3 electr\u00f2nica, i est\u00e0 impulsat de manera decidida els principals elements estrat\u00e8gics d\u2019aquesta aposta:\u00a0 la innovaci\u00f3 tecnol\u00f2gica, la relaci\u00f3 telem\u00e0tica amb la ciutadania, l\u2019automatitzaci\u00f3 i digitalitzaci\u00f3 dels procediments administratius, la gesti\u00f3 de la documentaci\u00f3 electr\u00f2nica, l\u2019obertura de les dades i de la informaci\u00f3 i la col\u00b7laboraci\u00f3 ciutadana.<\/p>\n

La Seu electr\u00f2nica de l\u2019Ajuntament de Terrassa \u00e9s pionera en el nombre de tr\u00e0mits que es realitzen anualment i est\u00e0 en plena expansi\u00f3 i creixement. A tall d\u2019exemple durant el 2013 s\u2019han realitzat un total de 30.393 gestions <\/strong>per la Seu Electr\u00f2nica https:\/\/seuelectronica.terrassa.cat<\/a> \u00a0:<\/p>\n

\u2022\u00a016.430<\/strong> gestions han utilitzat els formularis per Internet
\n\u2022\u00a02.908<\/strong> d\u2019aquestes gestions han estat signades electr\u00f2nicament
\n\u2022\u00a07.332<\/strong> tr\u00e0mits pagats amb targeta de cr\u00e8dit, des de la mateixa seu
\n\u2022\u00a06.631<\/strong> tr\u00e0mits d\u2019autoliquidacions amb el c\u00e0lcul online i amb la generaci\u00f3 de l\u2019ordre de pagament directament.<\/p>\n

Aquests darrers anys tamb\u00e9 s\u2019ha obert el Portal Open data http:\/\/opendata.terrassa.cat\/ per a oferir la informaci\u00f3 elaborada per l\u2019Ajuntament en formats oberts a les empreses, ciutadans i institucions que ja estan desaprofitant per als seus negocis, estudis i investigacions. Actualment el portal Open Data t\u00e9 m\u00e9s de 140 grups de dades en obert de totes les tem\u00e0tiques i serveis de l\u2019Ajuntament de Terrassa.<\/p>\n

Tots aquests projectes van en la direcci\u00f3 d\u2019obertura de l\u2019administraci\u00f3 p\u00fablica, de comunicaci\u00f3 de la informaci\u00f3, de la participaci\u00f3 ciutadana, i de la transpar\u00e8ncia administrativa. Aix\u00ed com afavorir l\u2019efici\u00e8ncia en tots els processos administratius i en la millora dels canals de comunicaci\u00f3 entre la ciutadania i l\u2019administraci\u00f3 local.<\/p>\n

El projecte que ara us presentem\u00a0 \u00e9s una baula m\u00e9s d\u2019aquesta cadena i forma part d\u2019aquesta aposta estrat\u00e8gica de l\u2019Ajuntament de Terrassa per l\u2019administraci\u00f3 electr\u00f2nica, la transpar\u00e8ncia i la comunicaci\u00f3.<\/p>\n

2. Presentaci\u00f3 del sistema de digitalitzaci\u00f3 i compulsa electr\u00f2nica dels documents<\/strong><\/p>\n

L\u2019objectiu principal d\u2019aquest projecte \u00e9s la digitalitzaci\u00f3 de tots els documents en paper que la ciutadania presenta a l\u2019Ajuntament des del Registre d\u2019entrada, per a la seva consulta i gesti\u00f3 \u00fanicament en format electr\u00f2nica per part de tots els serveis destinataris,\u00a0 amb el prop\u00f2sit final d\u2019eliminar definitivament el paper. Els documents, una cop digitalitzats, i en el cas que siguin originals, es compulsaran pels funcionaris del registre mitjan\u00e7ant una signatura electr\u00f2nica personal.<\/p>\n

Tamb\u00e9 s\u2019inclou l\u2019opci\u00f3 d\u2019entregar documents en format electr\u00f2nic per part dels ciutadans mitjan\u00e7ant l\u2019\u00fas de dispositius externs, ja sigui amb signatura o sense signar.
\nEl sistema de digitalitzaci\u00f3 i compulsa electr\u00f2nica de documents s\u2019ha implementat a tots els punts d\u2019atenci\u00f3 ciutadana, tant a les oficines centrals de l\u2019Ajuntament com a les oficines de districte i als serveis on els ciutadans poden adre\u00e7ar-se per iniciar els tr\u00e0mits administratius.<\/p>\n

D\u2019aquesta manera l\u2019Ajuntament de Terrassa es pot relacionar amb els ciutadans fluidament\u00a0 amb independ\u00e8ncia de la manera i el suport amb el qual decideixin presentar les seves sol\u00b7licituds i documents.<\/p>\n

La finalitat d\u2019aquest projecte \u00e9s aconseguir:<\/strong><\/p>\n

    \n
  1. Convertir tots els documents en paper que entren a les oficines de l\u2019Ajuntament\u00a0 en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electr\u00f2nicament.<\/li>\n
  2. Aplicar la compulsa electr\u00f2nica en els documents originals, seguint la normativa municipal tot garantint la seguretat, l\u2019autenticitat, la integritat i l\u2019accessibilitat de la documentaci\u00f3 i de la informaci\u00f3.<\/li>\n
  3. Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electr\u00f2nicament dins els sistemes d\u2019informaci\u00f3 municipals.<\/li>\n
  4. Eliminaci\u00f3 definitiva dels documents en paper a les Oficines d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic.<\/li>\n
  5. Complir els requeriments legals en mat\u00e8ria d\u2019administraci\u00f3 electr\u00f2nica i les Normes t\u00e8cniques d\u2019interoperabilitat (ENI)<\/li>\n<\/ol>\n

    3.- Procediment\u00a0 de digitalitzaci\u00f3 i compulsa electr\u00f2nica<\/strong><\/p>\n

    El proc\u00e9s de digitalitzaci\u00f3 s\u2019inicia amb l\u2019assentament del Registre d\u2019entrada, de la mateixa manera que s\u2019ha fet fins ara. Quan un ciutad\u00e0 vol sol\u2022licitar alguna cosa a l\u2019Ajuntament es persona a les oficines i la seva petici\u00f3 es registra al Registre oficial d\u2019entrada de documents.<\/p>\n

    A l\u2019assentament que es fa al Registre es graven les dades del ciutad\u00e0\u00a0 i s\u2019indica el tr\u00e0mit que es sol\u00b7licita amb un \u201ctema\u201d i s\u2019assigna el codi de classificaci\u00f3 municipal que li correspon. La novetat apareix quan un cop gravat l\u2019assentament del Registre s\u2019obre el m\u00f2dul de digitalitzaci\u00f3.<\/p>\n

    Als diferents punts d\u2019atenci\u00f3 les persones que registren tenen un esc\u00e0ner de sobretaula per escanejar els documents que aporten els ciutadans i que es quedaran emmagatzemats dins els sistemes d\u2019informaci\u00f3 corporatius.<\/p>\n

    \"Registre\"<\/a><\/p>\n

    Per portar\u00a0 a terme aquest proc\u00e9s, s\u2019ha realitzat una integraci\u00f3 de les eines actualment utilitzades per l\u2019Ajuntament de Terrassa (Uniface, .net i Java) amb les aplicacions d\u2019Oracle per a la gesti\u00f3 documental (Webcenter Capture i Webcenter Content).<\/p>\n

    El Registre d\u2019entrada \u00e9s una aplicaci\u00f3 pr\u00f2pia de l\u2019Ajuntament de Terrassa desenvolupada amb UNIFACE<\/strong>. Per a poder integrar-se amb Oracle Document Capture (ODDC) i amb les noves aplicacions de gesti\u00f3 documental s\u2019han fet algunes modificacions a la pantalla d\u2019inici del registre d\u2019entrada. D\u2019aquesta manera la soluci\u00f3 tecnol\u00f2gica per a la digitalitzaci\u00f3 queda definida i es composa pels seg\u00fcents elements:<\/p>\n

    \"Sistema<\/a><\/span><\/p>\n

    \u2022\u00a0Uniface:<\/strong> El llenguatge de programaci\u00f3 amb el que est\u00e0 desenvolupada l\u2019eina del Registre d\u2019entrada.<\/p>\n

    \u2022 La Base de dades <\/strong>utilitzada per Uniface, tamb\u00e9 coneguda com esquema DS, que utilitza Uniface per a emmagatzemar les dades.<\/p>\n

    \u2022\u00a0Per a la signatura electr\u00f2nica dels documents s\u2019utilitza un webservice de signatura d\u2019Erubrica.<\/p>\n

    \u2022\u00a0ODC\/ODDC:<\/strong> Es el software de digitalitzaci\u00f3 d\u2019Oracle. Els usuaris han d\u2019accedir a d\u2019interf\u00edcie d\u2019aquesta utilitat. Els documents digitalitzats ingressaran directament al gestor documental WebCenterContent (WCC).<\/p>\n

    \u2022\u00a0WCC\/RM: <\/strong>Servidors WebCenterContent i Content Records, s\u2019encarreguen de la gesti\u00f3 dels documents electr\u00f2nics, que ja han estat preparats amb totes les pol\u00edtiques de gesti\u00f3 documental: classificaci\u00f3,descripci\u00f3 i metadades, pol\u00edtiques de retenci\u00f3 i eliminaci\u00f3, conservaci\u00f3\u00a0 de la signatura electr\u00f2nica.<\/p>\n

    \u2022\u00a0Servidor Webservices &Apps: <\/strong>es tracta d\u2019un servidor gestionat i creat per Weblogic. Proporciona una capa de webservices a Uniface i WCC per\u00a0 a la comunicaci\u00f3 amb al base de dades DS. Tamb\u00e9 \u00e9s desplegar\u00e0 una aplicaci\u00f3 de gesti\u00f3 que utilitzar\u00e0 Uniface. Aquesta aplicaci\u00f3 contempla les seg\u00fcents accions : visor de documents, resultats de la compulsa, informe de resultats i eliminaci\u00f3 de documents.<\/p>\n

    El m\u00f2dul de digitalitzaci\u00f3 permet l\u2019acci\u00f3 digitalitzaci\u00f3 dels documents a trav\u00e9s d\u2019uns esc\u00e0ners de sobretaula que els usuaris utilitzen a les oficines d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic. Els usuaris entren els documents a l\u2019esc\u00e0ner i immediatament se\u2019ls obre el m\u00f2dul compulsa, on han d\u2019autentificar amb la contrasenya de signatura, que identifica l\u2019usuari que ha de compulsar.<\/p>\n

    En el\u00a0 m\u00f2dul de compulsa es\u00a0 visualitza el document o documents que s\u2019acaben d\u2019escanejar. En la mateixa pantalla s\u2019organitzen les p\u00e0gines de cada document que correspongui (eliminant les p\u00e0gines en blanc) i s\u2019informen els camps del formulari.<\/p>\n

    \"Sistema<\/a><\/p>\n

    Per a cada tr\u00e0mit o grups de tr\u00e0mits administratius, s\u2019ha creat un perfil de digitalitzaci\u00f3 a l\u2019aplicaci\u00f3 d\u2019Oracle Document Capture (ODC). Aquests perfils preparen les metadades de cada document que ha d\u2019entrar al gestor documental (WCC), es mapegen amb les metadades del Gestor Documental.<\/p>\n

    D\u2019aquesta manera els documents ingressen en el gestor documental ben descrites i informades, seguint el model de metadades obligatori.<\/p>\n

    Les metadades que han d\u2019omplir els usuaris d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic per a cada documents s\u00f3n:
    \n–\u00a0T\u00edtol del document
    \n–\u00a0Data de creaci\u00f3
    \n–\u00a0Llengua del document
    \n–\u00a0Signatura (S\u00ed\/No)<\/p>\n

    En el cas que el document digitalitzat no tingui un perfil definit pr\u00e8viament, es podr\u00e0 escollir un model gen\u00e8ric. Activant el perfil gen\u00e8ric d\u2019escaneig, el t\u00edtol esdev\u00e9 un camp lliure on poden redactar el t\u00edtol que correspongui en llenguatge natural. Tamb\u00e9 han d\u2019escollir la tipologia documental, la data de creaci\u00f3 i la llengua del document.<\/p>\n

    Un cop els documents escanejats s\u2019han format i\u00a0 descrit, els sistema va a buscar el certificat de signatura de l\u2019usuari al servidor de Erubrica i immediatament es signa el document amb una signatura XADES-T dettached.<\/p>\n

    A continuaci\u00f3, els documents ingressen directament al gestor documental WCC, en format pdf, amb totes les metadades obligat\u00f2ries informades amb la signatura annexada al document i relacionada a trav\u00e9s del seu hash.<\/p>\n

    El proc\u00e9s acaba amb un pantalla de resultats, que l\u2019usuari d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic imprimeix per entregar\u00a0 al ciutad\u00e0. Aquest \u00e9s el comprovant de les accions realitzades i el resum dels documents que s\u2019han escanejat i ingressat en el sistema d\u2019informaci\u00f3 corporatiu.<\/p>\n

    Els documents presentats pels ciutadans es retornen juntament amb el comprovant. D\u2019aquesta manera l\u2019Ajuntament no es queda cap document en paper i inicia tots els tr\u00e0mits electr\u00f2nicament.<\/p>\n

    La consulta del documents digitalitzats es pot fer des de la pantalla del Registre d\u2019entrada i tamb\u00e9 des de l\u2019aplicaci\u00f3 de gesti\u00f3 on s\u2019han derivat els documents.<\/p>\n

    \"Sistema<\/a><\/p>\n

    Les persones usu\u00e0ries d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic deriven els documents a l\u2019aplicaci\u00f3 de gesti\u00f3 d\u2019expedients que li correspongui, en el cas que sigui possible.<\/p>\n

    Els documents tamb\u00e9 es poden cercar i consultar a trav\u00e9s del gestor de documents corporatiu: Sistema Parad\u00eds. La cerca dels documents es pot fer per qualsevol de les metadades informades.<\/p>\n

    4.\u00a0Resultats del projecte<\/strong><\/p>\n

    El projecte s\u2019ha implementat el gener del 2014 a totes les Oficines d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic de l\u2019Ajuntament de manera gradual i progressiva.<\/p>\n

    Actualment hi ha 60 persones aplicant el sistema de digitalitzaci\u00f3 i compulsa de documents en 6 oficines de districte d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic i en les oficines centrals de l\u2019Ajuntament.<\/p>\n

    Tamb\u00e9 hi ha 8 serveis municipals: Alcaldia, Urbanisme, Medi Ambient, Atenci\u00f3 a l\u2019Empresa, Via P\u00fablica i policia, Cultura i esports, Joventut, Ensenyament que estan utilitzant el sistema de digitalitzaci\u00f3 de documents des del registre d\u2019entrada.<\/p>\n

    Algunes dades de resultats dels primers 10 dies:<\/strong><\/p>\n

    \u2022\u00a05.849 documents<\/strong>\u00a0 s\u2019han digitalitzat i ingressat al gestor documental, durant les 2 primeres setmanes de la posada en marxa del sistema.
    \n\u2022\u00a01.341<\/strong> assentaments <\/strong>de registre, per a diferents tr\u00e0mits i gestions.
    \n\u2022\u00a060 usuaris <\/strong>han rebut formaci\u00f3 espec\u00edfica en digitalitzaci\u00f3, registre i compulsa electr\u00f2nica.
    \n\u2022\u00a0300 treballadors <\/strong>de l\u2019ajuntament han assistit a les sessions informatives organitzades pels departaments d\u2019arxiu i innovaci\u00f3 i processos.<\/p>\n

    El sistema dissenyat compleix les normes ENI de digitalitzaci\u00f3 i de signatura electr\u00f2nica i per descomptat la normativa interna de l\u2019ajuntament de Terrassa, tanmateix podem afirmar que \u00e9s un proc\u00e9s de digitalitzaci\u00f3 segur, fiable i accessible.<\/p>\n

    El projecte de digitalitzaci\u00f3 i compulsa de documents des del registre d\u2019entrada ha destapat molts circuits\u00a0 documentals i procediments que s\u2019hauran de revisar i replantejar, aix\u00ed com din\u00e0miques de treball que es poden millorar.
    \nTamb\u00e9 est\u00e0 obligant als diferents departaments que desenvolupen les eines per l\u2019administraci\u00f3 electr\u00f2nica a revisar algunes actuacions, a realitzar m\u00e9s formaci\u00f3 als treballadors i usuaris de l\u2019organitzaci\u00f3,\u00a0 a treballar conjuntament i de manera molt m\u00e9s coordinada.<\/p>\n

    En l\u2019\u00e8xit d\u2019aquest projecte, cal agrair especialment a totes les persones treballadores de les oficines d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic, tant de les oficines centrals de l\u2019ajuntament com les de districtes i altres serveis, per la seva participaci\u00f3 i bona disposici\u00f3 durant tot el per\u00edode d\u2019implantaci\u00f3. Aquest projecte tamb\u00e9 ha significat un augment del temps d\u2019atenci\u00f3 als ciutadans i ha repercutit en el sistema de treball i d\u2019atenci\u00f3 al p\u00fablic.<\/p>\n

    L\u2019equip hum\u00e0 que ha portat a terme aquest projecte a l\u2019Ajuntament de Terrassa pertanyen a la Direcci\u00f3 de Serveis\u00a0de Tecnologia, Log\u00edstica\u00a0i Qualitat i en concret els departaments de d\u2019Organitzaci\u00f3 i procediments, Arxiu Municipal, Atenci\u00f3 Ciutadana, Desenvolupament d\u2019aplicacions i Explotaci\u00f3 de Sistemes d\u2019informaci\u00f3.<\/p>\n

    Teresa Cardellach Gim\u00e9nez
    \nArxivera en cap Arxiu Municipal de Terrassa<\/p>\n

     <\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Objectiu: Paper 0 El\u00a0 sistema de digitalitzaci\u00f3 i compulsa de documents al Registre d\u2019entrada 1. Introducci\u00f3 Des de l\u2019any 2007, l\u2019Ajuntament de Terrassa est\u00e0 fent una gran aposta pel desenvolupament\u00a0 i la implementaci\u00f3 de l\u2019administraci\u00f3 electr\u00f2nica, i est\u00e0 impulsat de manera decidida els principals elements estrat\u00e8gics d\u2019aquesta aposta:\u00a0 la innovaci\u00f3 […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[680],"tags":[58,63,78,121],"class_list":["post-1208","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-general-ca","tag-administracio-publica","tag-arxiu","tag-documents","tag-registre"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1208","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1208"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1208\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1208"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1208"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1208"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}