{"id":1214,"date":"2014-04-28T13:07:13","date_gmt":"2014-04-22T11:31:52","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/smarterrassa\/?p=1214"},"modified":"2014-04-28T13:07:13","modified_gmt":"2014-04-22T11:31:52","slug":"papel-0-en-la-administracion-municipal-proyecto-de-digitalizacion-y-compulsa-electronica-al-ayuntamiento-de-terrassa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.terrassa.cat\/ciutatdigital\/es\/2014\/04\/28\/papel-0-en-la-administracion-municipal-proyecto-de-digitalizacion-y-compulsa-electronica-al-ayuntamiento-de-terrassa\/","title":{"rendered":"Papel 0 en la administraci\u00f3n municipal. Proyecto de digitalizaci\u00f3n y compulsa electr\u00f3nica en el Ayuntamiento de Terrassa"},"content":{"rendered":"

El sistema de digitalizaci\u00f3n y compulsa de documentos en el Registro de entrada<\/strong><\/p>\n

1 . Introducci\u00f3n<\/strong><\/p>\n

Desde el a\u00f1o 2007, el Ayuntamiento de Terrassa est\u00e1 haciendo una gran apuesta por el desarrollo y la implementaci\u00f3n de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica, y est\u00e1 impulsado de manera decidida los principales elementos estrat\u00e9gicos de esta apuesta : la innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica, la relaci\u00f3n telem\u00e1tica con la ciudadan\u00eda, la automatizaci\u00f3n y digitalizaci\u00f3n de los procedimientos administrativos, la gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n electr\u00f3nica, la apertura de los datos y de la informaci\u00f3n y la colaboraci\u00f3n ciudadana .<\/p>\n

La sede electr\u00f3nica del Ayuntamiento de Terrassa es pionera en el n\u00famero de tr\u00e1mites que se realizan anualmente y est\u00e1 en plena expansi\u00f3n y crecimiento. A modo de ejemplo durante el 2013 se han realizado un total de 30.393 gestiones<\/strong> para la Sede Electr\u00f3nica https:\/\/seuelectronica.terrassa.cat<\/a>\u00a0:<\/p>\n

\u2022 16.430<\/strong> gestiones han utilizado los formularios por Internet
\n\u2022 2.908<\/strong> de estas gestiones han sido firmadas electr\u00f3nicamente
\n\u2022 7.332<\/strong> tr\u00e1mites pagados con tarjeta de cr\u00e9dito, desde la misma sede
\n\u2022 6.631<\/strong> tr\u00e1mites de autoliquidaciones con el c\u00e1lculo online y con la generaci\u00f3n de la orden de pago directamente .<\/p>\n

Estos \u00faltimos a\u00f1os tambi\u00e9n se ha abierto el Portal Open Data http:\/\/opendata.terrassa.cat\/<\/a> para ofrecer la informaci\u00f3n elaborada por el Ayuntamiento en formatos abiertos a las empresas, ciudadanos e instituciones que ya est\u00e1n desperdiciando para sus negocios, estudios e investigaciones. Actualmente el Portal Open Data tiene m\u00e1s de 140 grupos de datos en abierto de todas las tem\u00e1ticas y servicios del Ayuntamiento de Terrassa .<\/p>\n

Todos estos proyectos van en la direcci\u00f3n de apertura de la administraci\u00f3n p\u00fablica, de comunicaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, de la participaci\u00f3n ciudadana, y de la transparencia administrativa. As\u00ed como favorecer la eficiencia en todos los procesos administrativos y en la mejora de los canales de comunicaci\u00f3n entre la ciudadan\u00eda y la administraci\u00f3n local .<\/p>\n

El proyecto que ahora presentamos es un eslab\u00f3n m\u00e1s de esta cadena y forma parte de esta apuesta estrat\u00e9gica del Ayuntamiento de Terrassa para la administraci\u00f3n electr\u00f3nica, la transparencia y la comunicaci\u00f3n .<\/p>\n

2. Presentaci\u00f3n del sistema de digitalizaci\u00f3n y compulsa electr\u00f3nica de los documentos<\/strong><\/p>\n

El objetivo principal de este proyecto es la digitalizaci\u00f3n de todos los documentos en papel que la ciudadan\u00eda presenta en el Ayuntamiento desde el Registro de entrada, para su consulta y gesti\u00f3n \u00fanicamente en formato electr\u00f3nico por parte de todos los servicios destinatarios, con el prop\u00f3sito final de eliminar definitivamente el papel. Los documentos, una vez digitalizados, y en el caso de que sean originales, se compulsar\u00e1n por los funcionarios del registro mediante una firma electr\u00f3nica personal.<\/p>\n

Tambi\u00e9n se incluye la opci\u00f3n de entregar documentos en formato electr\u00f3nico por parte de los ciudadanos mediante el uso de dispositivos externos, ya sea con firma o sin firmar. \u00a0El sistema de digitalizaci\u00f3n y compulsa electr\u00f3nica de documentos se ha implementado en todos los puntos de atenci\u00f3n ciudadana, tanto en las oficinas centrales del Ayuntamiento como en las oficinas de distrito y los servicios que los ciudadanos pueden dirigirse para iniciar los tr\u00e1mites administrativos .<\/p>\n

De esta manera el Ayuntamiento de Terrassa se \u200b\u200bpuede relacionar con los ciudadanos fluidamente con independencia de la forma y el apoyo con el que decidan presentar sus solicitudes y documentos .<\/p>\n

La finalidad de este proyecto es conseguir:<\/p>\n

1.- Convertir todos los documentos en papel que entran en las oficinas del Ayuntamiento en documentos digitales con los mismos valores legales que los originales para tramitar y gestionarlos electr\u00f3nicamente.<\/p>\n

2.- Aplicar la compulsa electr\u00f3nica en los documentos originales, siguiendo la normativa municipal garantizando la seguridad, la autenticidad, la integridad y la accesibilidad de la documentaci\u00f3n y de la informaci\u00f3n.<\/p>\n

3.- Tramitar, gestionar y conservar los expedientes 100% electr\u00f3nicamente dentro de los sistemas de informaci\u00f3n municipales .<\/p>\n

4.- Eliminaci\u00f3 definitiva de los documentos en papel a las Oficinas de atenci\u00f3n al p\u00fablico.<\/p>\n

5.- Complir los requerimientos legales en materia de administraci\u00f3n electr\u00f3nica y las Normas t\u00e9cnicas de interoperabilidad ( ENI )<\/p>\n

3 . – Procedimiento de digitalizaci\u00f3n y compulsa electr\u00f3nica<\/strong><\/p>\n

El proceso de digitalizaci\u00f3n se inicia con el asiento del Registro de entrada, de la misma manera que se ha hecho hasta ahora. Cuando un ciudadano quiere solicitar algo al Ayuntamiento se persona en las oficinas y su petici\u00f3n se registra en el Registro Oficial de entrada de documentos .<\/p>\n

En el asiento que se hace en el Registro se graban los datos del ciudadano y se indica el tr\u00e1mite que se solicita con un “tema” y se asigna el c\u00f3digo de clasificaci\u00f3n municipal que le corresponde. La novedad aparece cuando una vez grabado el asiento del Registro se abre el m\u00f3dulo de digitalizaci\u00f3n .<\/p>\n

En los diferentes puntos de atenci\u00f3n a las personas que registran tienen un esc\u00e1ner de sobremesa para escanear los documentos que aporten los ciudadanos y que se quedar\u00e1n almacenados dentro de los sistemas de informaci\u00f3n corporativos .<\/p>\n

\"Sistema<\/a><\/p>\n

Para llevar a cabo este proceso, se ha realizado una integraci\u00f3n de las herramientas actualmente utilizadas por el Ayuntamiento de Terrassa ( Uniface ,\u00a0net y Java ) con las aplicaciones de Oracle para la gesti\u00f3n documental ( WebCenter Capture y WebCenter Content ) .<\/p>\n

El Registro de entrada es una aplicaci\u00f3n propia del Ayuntamiento de Terrassa desarrollada con Uniface<\/strong>. Para poder integrarse con Oracle Document Capture ( ODDC ) y con las nuevas aplicaciones de gesti\u00f3n documental se han hecho algunas modificaciones a la pantalla de inicio del registro de entrada. De esta manera la soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica para la digitalizaci\u00f3n queda definida y se compone por los siguientes elementos :<\/p>\n

\u2022 Uniface :<\/strong> El lenguaje de programaci\u00f3n con el que est\u00e1 desarrollada la herramienta del Registro de entrada .<\/p>\n

\u2022 La Base de datos<\/strong> utilizada para Uniface, tambi\u00e9n conocida como esquema DS, que utiliza Uniface para almacenar los datos .<\/p>\n

\u2022 Para la firma electr\u00f3nica de los documentos se utiliza un webservice de firma de Erubrica .<\/p>\n

\u2022 ODC \/ ODDC :<\/strong> Es el software de digitalizaci\u00f3n de Oracle. Los usuarios deben acceder a de interfaz de esta utilidad. Los documentos digitalizados ingresar\u00e1n directamente al gestor documental WebCenterContent ( WCC ) .<\/p>\n

\u2022 WCC \/ RM :<\/strong> Servidores WebCenterContent y Content Records, se encargan de la gesti\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos, que ya han sido preparados con todas las pol\u00edticas de gesti\u00f3n documental : clasificaci\u00f3n, descripci\u00f3n y metadatos, pol\u00edticas de retenci\u00f3n y eliminaci\u00f3n, conservaci\u00f3n de la firma electr\u00f3nica.<\/p>\n

\u2022 Servidor Webservices & Apps :<\/strong> se trata de un servidor gestionado y creado por Weblogic. Proporciona una capa de webservices en Uniface y WCC para la comunicaci\u00f3n con el base de datos DS. Tambi\u00e9n es desplegar\u00e1 una aplicaci\u00f3n de gesti\u00f3n que utilizar\u00e1 Uniface. Esta aplicaci\u00f3n contempla las siguientes acciones: visor de documentos, resultados del cotejo informe de resultados y eliminaci\u00f3n de documentos .<\/p>\n

El m\u00f3dulo de digitalizaci\u00f3n permite la acci\u00f3n digitalizaci\u00f3n de los documentos a trav\u00e9s de unos esc\u00e1neres de sobremesa que los usuarios utilizan en las oficinas de atenci\u00f3n al p\u00fablico. Los usuarios entran los documentos en el esc\u00e1ner e inmediatamente se les abre el m\u00f3dulo compulsa, donde deben autentificar con la contrase\u00f1a de firma, que identifica al usuario que debe compulsar .<\/p>\n

En el m\u00f3dulo de compulsa se \u200b\u200bvisualiza el documento o documentos que se acaban de escanear. En la misma pantalla se organizan las p\u00e1ginas de cada documento que corresponda (eliminando las p\u00e1ginas en blanco) y se informan los campos del formulario .
\n\"Sistema<\/a><\/p>\n

Para cada tr\u00e1mite o grupos de tr\u00e1mites administrativos, se ha creado un perfil de digitalizaci\u00f3n a la aplicaci\u00f3n de Oracle Document Capture (ODC). Estos perfiles preparan los metadatos de cada documento que debe entrar en el gestor documental ( WCC ), se mapean con los metadatos del Gestor Documental.<\/p>\n

De esta manera los documentos ingresan en el gestor documental bien descritas e informadas, siguiendo el modelo de metadatos obligatorio.<\/p>\n

Los metadatos que deben rellenar los usuarios de atenci\u00f3n al p\u00fablico para cada documentos son :
\n– T\u00edtulo del documento
\n– Fecha de creaci\u00f3n
\n– Idioma del documento
\n– Firma ( S\u00ed \/ No )<\/p>\n

En el caso de que el documento digitalizado no tenga un perfil definido previamente, se podr\u00e1 escoger un modelo gen\u00e9rico . Activando el perfil gen\u00e9rico de escaneo, el t\u00edtulo se convierte en un campo libre donde pueden redactar el t\u00edtulo que corresponda en lenguaje natural. Tambi\u00e9n deben escoger la tipolog\u00eda documental, la fecha de creaci\u00f3n y la lengua del documento .<\/p>\n

Una vez que los documentos escaneados se han formado y descrito, el sistema va a buscar el certificado de firma del usuario en el servidor de Erubrica e inmediatamente se firma el documento con una firma XADES – T dettached .<\/p>\n

A continuaci\u00f3n, los documentos ingresan directamente al gestor documental WCC, en formato pdf, con todos los metadatos obligatorios informadas con la firma anexada al documento y relacionada a trav\u00e9s de su hash .<\/p>\n

El proceso termina con un pantalla de resultados, que el usuario de atenci\u00f3n al p\u00fablico imprime para entregar al ciudadano. Este es el comprobante de las acciones realizadas y el resumen de los documentos que se han escaneado e ingresado en el sistema de informaci\u00f3n corporativo .<\/p>\n

Los documentos presentados por los ciudadanos se devuelven junto con el comprobante . De esta manera el Ayuntamiento no se queda ning\u00fan documento en papel e inicia todos los tr\u00e1mites electr\u00f3nicamente .<\/p>\n

La consulta de los documentos digitalizados se puede hacer desde la pantalla del Registro de entrada y tambi\u00e9n desde la aplicaci\u00f3n de gesti\u00f3n donde se han derivado los documentos .<\/p>\n

\"Sistema<\/a><\/p>\n

Las personas usuarias de atenci\u00f3n al p\u00fablico derivan los documentos a la aplicaci\u00f3n de gesti\u00f3n de expedientes que le corresponda, en el caso de que sea posible .<\/p>\n

Los documentos tambi\u00e9n se pueden buscar y consultar a trav\u00e9s del gestor de documentos corporativo: Sistema Para\u00edso. La b\u00fasqueda de los documentos se puede hacer por cualquiera de los metadatos informadas .<\/p>\n

4 . Resultados del proyecto<\/strong><\/p>\n

El proyecto se ha implementado en enero de 2014 en todas las Oficinas de Atenci\u00f3n al p\u00fablico del Ayuntamiento de manera gradual y progresiva .<\/p>\n

Actualmente hay 60 personas aplicando el sistema de digitalizaci\u00f3n y compulsa de documentos en 6 oficinas de distrito de atenci\u00f3n al p\u00fablico y en las oficinas centrales del Ayuntamiento .<\/p>\n

Tambi\u00e9n hay 8 servicios municipales: Alcald\u00eda, Urbanismo, Medio Ambiente, Atenci\u00f3n a la Empresa, V\u00eda P\u00fablica y Polic\u00eda, Cultura y Deportes, Juventud, Ense\u00f1anza que est\u00e1n utilizando el sistema de digitalizaci\u00f3n de documentos desde el registro de entrada.<\/p>\n

Algunos datos de resultados de los primeros 10 d\u00edas :<\/strong><\/p>\n

\u2022 5.849 documentos<\/strong> se han digitalizado e ingresado al gestor documental, durante las 2 primeras semanas de la puesta en marcha del sistema .
\n\u2022 1.341 asientos<\/strong> de registro, para diferentes tr\u00e1mites y gestiones .
\n\u2022 60 usuarios<\/strong> han recibido formaci\u00f3n espec\u00edfica en digitalizaci\u00f3n, registro y compulsa electr\u00f3nica .
\n\u2022300 trabajadores<\/strong> del ayuntamiento han asistido a las sesiones informativas organizadas por los departamentos de archivo e innovaci\u00f3n y procesos .<\/p>\n

El sistema dise\u00f1ado cumple las normas ENI de digitalizaci\u00f3n y de firma electr\u00f3nica y por supuesto la normativa interna del ayuntamiento de Terrassa, sin embargo podemos afirmar que es un proceso de digitalizaci\u00f3n seguro, fiable y accesible .<\/p>\n

El proyecto de digitalizaci\u00f3n y compulsa de documentos desde el registro de entrada ha destapado muchos circuitos documentales y procedimientos que se deber\u00e1n revisar y replantear, as\u00ed como din\u00e1micas de trabajo que se pueden mejorar. \u00a0Tambi\u00e9n est\u00e1 obligando a los diferentes departamentos que desarrollan las herramientas para la administraci\u00f3n electr\u00f3nica a revisar algunas actuaciones, a realizar m\u00e1s formaci\u00f3n a los trabajadores y usuarios de la organizaci\u00f3n, a trabajar conjuntamente y de manera mucho m\u00e1s coordinada .<\/p>\n

En el \u00e9xito de este proyecto, hay que agradecer especialmente a todas las personas trabajadoras de las oficinas de atenci\u00f3n al p\u00fablico, tanto de las oficinas centrales del ayuntamiento como las de distritos y otros servicios, por su participaci\u00f3n y buena disposici\u00f3n durante todo el per\u00edodo de implantaci\u00f3n. Este proyecto tambi\u00e9n ha significado un aumento del tiempo de atenci\u00f3n a los ciudadanos y ha repercutido en el sistema de trabajo y de atenci\u00f3n al p\u00fablico .<\/p>\n

El equipo humano que ha llevado a cabo este proyecto en el Ayuntamiento de Terrassa pertenecen a la Direcci\u00f3n de Servicios de Tecnolog\u00eda, Log\u00edstica\u00a0y Calidad y en concreto los departamentos de Organizaci\u00f3n y Procedimientos, Archivo Municipal, Atenci\u00f3n Ciudadana, Desarrollo de Aplicaciones y Explotaci\u00f3n de Sistemas de Informaci\u00f3n .<\/p>\n

Teresa Cardellach Gim\u00e9nez
\nArchivera
\nArchivo Municipal de Terrassa<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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