El sistema de digitalización y compulsa de documentos en el Registro de entrada
1 . Introducción
Desde el año 2007, el Ayuntamiento de Terrassa está haciendo una gran apuesta por el desarrollo y la implementación de la administración electrónica, y está impulsado de manera decidida los principales elementos estratégicos de esta apuesta : la innovación tecnológica, la relación telemática con la ciudadanía, la automatización y digitalización de los procedimientos administrativos, la gestión de la documentación electrónica, la apertura de los datos y de la información y la colaboración ciudadana .
La sede electrónica del Ayuntamiento de Terrassa es pionera en el número de trámites que se realizan anualmente y está en plena expansión y crecimiento. A modo de ejemplo durante el 2013 se han realizado un total de 30.393 gestiones para la Sede Electrónica https://seuelectronica.terrassa.cat :
• 16.430 gestiones han utilizado los formularios por Internet
• 2.908 de estas gestiones han sido firmadas electrónicamente
• 7.332 trámites pagados con tarjeta de crédito, desde la misma sede
• 6.631 trámites de autoliquidaciones con el cálculo online y con la generación de la orden de pago directamente .
Estos últimos años también se ha abierto el Portal Open Data http://opendata.terrassa.cat/ para ofrecer la información elaborada por el Ayuntamiento en formatos abiertos a las empresas, ciudadanos e instituciones que ya están desperdiciando para sus negocios, estudios e investigaciones. Actualmente el Portal Open Data tiene más de 140 grupos de datos en abierto de todas las temáticas y servicios del Ayuntamiento de Terrassa .
Todos estos proyectos van en la dirección de apertura de la administración pública, de comunicación de la información, de la participación ciudadana, y de la transparencia administrativa. Así como favorecer la eficiencia en todos los procesos administrativos y en la mejora de los canales de comunicación entre la ciudadanía y la administración local .
El proyecto que ahora presentamos es un eslabón más de esta cadena y forma parte de esta apuesta estratégica del Ayuntamiento de Terrassa para la administración electrónica, la transparencia y la comunicación .
2. Presentación del sistema de digitalización y compulsa electrónica de los documentos
El objetivo principal de este proyecto es la digitalización de todos los documentos en papel que la ciudadanía presenta en el Ayuntamiento desde el Registro de entrada, para su consulta y gestión únicamente en formato electrónico por parte de todos los servicios destinatarios, con el propósito final de eliminar definitivamente el papel. Los documentos, una vez digitalizados, y en el caso de que sean originales, se compulsarán por los funcionarios del registro mediante una firma electrónica personal.
También se incluye la opción de entregar documentos en formato electrónico por parte de los ciudadanos mediante el uso de dispositivos externos, ya sea con firma o sin firmar. El sistema de digitalización y compulsa electrónica de documentos se ha implementado en todos los puntos de atención ciudadana, tanto en las oficinas centrales del Ayuntamiento como en las oficinas de distrito y los servicios que los ciudadanos pueden dirigirse para iniciar los trámites administrativos .
De esta manera el Ayuntamiento de Terrassa se puede relacionar con los ciudadanos fluidamente con independencia de la forma y el apoyo con el que decidan presentar sus solicitudes y documentos .
La finalidad de este proyecto es conseguir:
1.- Convertir todos los documentos en papel que entran en las oficinas del Ayuntamiento en documentos digitales con los mismos valores legales que los originales para tramitar y gestionarlos electrónicamente.
2.- Aplicar la compulsa electrónica en los documentos originales, siguiendo la normativa municipal garantizando la seguridad, la autenticidad, la integridad y la accesibilidad de la documentación y de la información.
3.- Tramitar, gestionar y conservar los expedientes 100% electrónicamente dentro de los sistemas de información municipales .
4.- Eliminació definitiva de los documentos en papel a las Oficinas de atención al público.
5.- Complir los requerimientos legales en materia de administración electrónica y las Normas técnicas de interoperabilidad ( ENI )
3 . - Procedimiento de digitalización y compulsa electrónica
El proceso de digitalización se inicia con el asiento del Registro de entrada, de la misma manera que se ha hecho hasta ahora. Cuando un ciudadano quiere solicitar algo al Ayuntamiento se persona en las oficinas y su petición se registra en el Registro Oficial de entrada de documentos .
En el asiento que se hace en el Registro se graban los datos del ciudadano y se indica el trámite que se solicita con un "tema" y se asigna el código de clasificación municipal que le corresponde. La novedad aparece cuando una vez grabado el asiento del Registro se abre el módulo de digitalización .
En los diferentes puntos de atención a las personas que registran tienen un escáner de sobremesa para escanear los documentos que aporten los ciudadanos y que se quedarán almacenados dentro de los sistemas de información corporativos .
Para llevar a cabo este proceso, se ha realizado una integración de las herramientas actualmente utilizadas por el Ayuntamiento de Terrassa ( Uniface , net y Java ) con las aplicaciones de Oracle para la gestión documental ( WebCenter Capture y WebCenter Content ) .
El Registro de entrada es una aplicación propia del Ayuntamiento de Terrassa desarrollada con Uniface. Para poder integrarse con Oracle Document Capture ( ODDC ) y con las nuevas aplicaciones de gestión documental se han hecho algunas modificaciones a la pantalla de inicio del registro de entrada. De esta manera la solución tecnológica para la digitalización queda definida y se compone por los siguientes elementos :
• Uniface : El lenguaje de programación con el que está desarrollada la herramienta del Registro de entrada .
• La Base de datos utilizada para Uniface, también conocida como esquema DS, que utiliza Uniface para almacenar los datos .
• Para la firma electrónica de los documentos se utiliza un webservice de firma de Erubrica .
• ODC / ODDC : Es el software de digitalización de Oracle. Los usuarios deben acceder a de interfaz de esta utilidad. Los documentos digitalizados ingresarán directamente al gestor documental WebCenterContent ( WCC ) .
• WCC / RM : Servidores WebCenterContent y Content Records, se encargan de la gestión de los documentos electrónicos, que ya han sido preparados con todas las políticas de gestión documental : clasificación, descripción y metadatos, políticas de retención y eliminación, conservación de la firma electrónica.
• Servidor Webservices & Apps : se trata de un servidor gestionado y creado por Weblogic. Proporciona una capa de webservices en Uniface y WCC para la comunicación con el base de datos DS. También es desplegará una aplicación de gestión que utilizará Uniface. Esta aplicación contempla las siguientes acciones: visor de documentos, resultados del cotejo informe de resultados y eliminación de documentos .
El módulo de digitalización permite la acción digitalización de los documentos a través de unos escáneres de sobremesa que los usuarios utilizan en las oficinas de atención al público. Los usuarios entran los documentos en el escáner e inmediatamente se les abre el módulo compulsa, donde deben autentificar con la contraseña de firma, que identifica al usuario que debe compulsar .
En el módulo de compulsa se visualiza el documento o documentos que se acaban de escanear. En la misma pantalla se organizan las páginas de cada documento que corresponda (eliminando las páginas en blanco) y se informan los campos del formulario .
Para cada trámite o grupos de trámites administrativos, se ha creado un perfil de digitalización a la aplicación de Oracle Document Capture (ODC). Estos perfiles preparan los metadatos de cada documento que debe entrar en el gestor documental ( WCC ), se mapean con los metadatos del Gestor Documental.
De esta manera los documentos ingresan en el gestor documental bien descritas e informadas, siguiendo el modelo de metadatos obligatorio.
Los metadatos que deben rellenar los usuarios de atención al público para cada documentos son :
- Título del documento
- Fecha de creación
- Idioma del documento
- Firma ( Sí / No )
En el caso de que el documento digitalizado no tenga un perfil definido previamente, se podrá escoger un modelo genérico . Activando el perfil genérico de escaneo, el título se convierte en un campo libre donde pueden redactar el título que corresponda en lenguaje natural. También deben escoger la tipología documental, la fecha de creación y la lengua del documento .
Una vez que los documentos escaneados se han formado y descrito, el sistema va a buscar el certificado de firma del usuario en el servidor de Erubrica e inmediatamente se firma el documento con una firma XADES - T dettached .
A continuación, los documentos ingresan directamente al gestor documental WCC, en formato pdf, con todos los metadatos obligatorios informadas con la firma anexada al documento y relacionada a través de su hash .
El proceso termina con un pantalla de resultados, que el usuario de atención al público imprime para entregar al ciudadano. Este es el comprobante de las acciones realizadas y el resumen de los documentos que se han escaneado e ingresado en el sistema de información corporativo .
Los documentos presentados por los ciudadanos se devuelven junto con el comprobante . De esta manera el Ayuntamiento no se queda ningún documento en papel e inicia todos los trámites electrónicamente .
La consulta de los documentos digitalizados se puede hacer desde la pantalla del Registro de entrada y también desde la aplicación de gestión donde se han derivado los documentos .
Las personas usuarias de atención al público derivan los documentos a la aplicación de gestión de expedientes que le corresponda, en el caso de que sea posible .
Los documentos también se pueden buscar y consultar a través del gestor de documentos corporativo: Sistema Paraíso. La búsqueda de los documentos se puede hacer por cualquiera de los metadatos informadas .
4 . Resultados del proyecto
El proyecto se ha implementado en enero de 2014 en todas las Oficinas de Atención al público del Ayuntamiento de manera gradual y progresiva .
Actualmente hay 60 personas aplicando el sistema de digitalización y compulsa de documentos en 6 oficinas de distrito de atención al público y en las oficinas centrales del Ayuntamiento .
También hay 8 servicios municipales: Alcaldía, Urbanismo, Medio Ambiente, Atención a la Empresa, Vía Pública y Policía, Cultura y Deportes, Juventud, Enseñanza que están utilizando el sistema de digitalización de documentos desde el registro de entrada.
Algunos datos de resultados de los primeros 10 días :
• 5.849 documentos se han digitalizado e ingresado al gestor documental, durante las 2 primeras semanas de la puesta en marcha del sistema .
• 1.341 asientos de registro, para diferentes trámites y gestiones .
• 60 usuarios han recibido formación específica en digitalización, registro y compulsa electrónica .
•300 trabajadores del ayuntamiento han asistido a las sesiones informativas organizadas por los departamentos de archivo e innovación y procesos .
El sistema diseñado cumple las normas ENI de digitalización y de firma electrónica y por supuesto la normativa interna del ayuntamiento de Terrassa, sin embargo podemos afirmar que es un proceso de digitalización seguro, fiable y accesible .
El proyecto de digitalización y compulsa de documentos desde el registro de entrada ha destapado muchos circuitos documentales y procedimientos que se deberán revisar y replantear, así como dinámicas de trabajo que se pueden mejorar. También está obligando a los diferentes departamentos que desarrollan las herramientas para la administración electrónica a revisar algunas actuaciones, a realizar más formación a los trabajadores y usuarios de la organización, a trabajar conjuntamente y de manera mucho más coordinada .
En el éxito de este proyecto, hay que agradecer especialmente a todas las personas trabajadoras de las oficinas de atención al público, tanto de las oficinas centrales del ayuntamiento como las de distritos y otros servicios, por su participación y buena disposición durante todo el período de implantación. Este proyecto también ha significado un aumento del tiempo de atención a los ciudadanos y ha repercutido en el sistema de trabajo y de atención al público .
El equipo humano que ha llevado a cabo este proyecto en el Ayuntamiento de Terrassa pertenecen a la Dirección de Servicios de Tecnología, Logística y Calidad y en concreto los departamentos de Organización y Procedimientos, Archivo Municipal, Atención Ciudadana, Desarrollo de Aplicaciones y Explotación de Sistemas de Información .
Teresa Cardellach Giménez
Archivera
Archivo Municipal de Terrassa
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