Fins a dia d’avui, la informació dels contactes de Gabinet d’Alcaldia residia en diverses fonts heterogènies d’informació i gestionada a través de productes diferents com Microsoft Access i un programari obsolet en versió i en infraestructura sobre la qual operava, anomenat FileMaker.
Aquestes fonts d’informació, d’ús diari i constant pels serveis que integren el Gabinet d’Alcaldia, no estaven compartides, originant els conseqüents problemes de duplicació, desactualització i segregació de dades. Cadascuna d’aquestes fonts d’informació disposava d’estructures d’informació diferents, dificultant l’intercanvi d’informació entre departaments i l’ús d’eines ofimàtiques per generar enviaments de correspondència i de correus electrònics massius.
L’objectiu principal del projecte s’ha centrat en tres eixos principals:
- Unificar les diverses fonts de dades en una única.
- Compartir la informació entre els departaments que integren el Gabinet d’Alcaldia.
- Eficiència en el procés de gestió de la informació mitjançant:
- La simplificació de la gestió de les dades.
- La introducció de nous sistemes de classificació de la informació.
- La incorporació de noves funcionalitats per automatitzar les trameses d’informació a través de correspondència o correu electrònic.
Detallades les necessitats que calia cobrir amb la solució, i després de fer una revisió de les opcions que aportava el mercat, es selecciona FileMaker Server 11, com a base del desenvolupament de la nova aplicació de gestió de contacte. Evidentment, esdevé també important el fet de tenir experiència dins dels serveis en l’ús del programari FileMaker, així com el fet d’ésser una eina versàtil i potent per gestionar dades a nivell departamental.
Aquesta solució permet centralitzar la informació dels contactes de Gabinet d’Alcaldia en un única base de dades, compartint aquesta informació entre tots els usuaris dels departaments de Secretariat i Protocol, i ofereix funcionalitats avançades pel tractament de la informació. Al llarg del projecte, es porta a terme una fase de depuració, unificació, eliminació de redundàncies i normalització de les dades provinents de les diferents fonts d’informació, per tal d’adaptar-les a una única estructura de dades.
Juntament amb la part funcional, s’ha actualitzat el maquinari client i s’ha instal·lat tot el nou sistema sota infraestructura totalment actualitzada. Per tal de garantir, a més, una adequada gestió del canvi s’ofereix la formació adequada sobre les funcionalitats del nou sistema amb l’objectiu de rendabilitzar l’ús de la nova gestió.
Amb la implantació de la nova gestió de contactes s’assoleixen els beneficis següents:
- Major eficiència en el procés de gestió de la informació: Gràcies a la incorporació de sistemes de classificació de la informació, funcions avançades de selecció d’informació i incorporació de funcionalitats que faciliten la gestió de les trameses d’informació a través de correspondència postal o correu electrònic.
- Fomentar el treball col·laboratiu: La unificació de diverses fonts d’informació incrementa la col·laboració dels integrants de l’equip per tal de mantenir la normalització dels criteris de classificació i la compartició de dades.
- Incrementar l’eficiència de recursos: L’espai d’emmagatzematge usat en les diverses fonts de dades es redueix a l’unificar-les en una sola font, evitant la duplicitat d’informació i la realització de còpies de seguretat innecessàries.
- Incrementar el nivell de seguretat de la informació: Amb la nova gestió les dades resideixen en un servidor, al qual només hi tenen accés els usuaris autoritzats i amb l’accés auditat, evitant l’accés no desitjat a bases de dades existents en màquines locals.
L’equip que ha portat a terme aquest projecte ha estat format per Xavier Lorente i Eloi Rebollo per part dels serveis de tecnologia i Mar Osorio, Marta Pérez, Elisa Poses, Josep Solà i Ana Díaz, per part dels diferents departaments i serveis de Gabinet.
0 comentaris