L’expedient de contratació electrònic ja és una realitat a l’Ajuntament de Terrassa

Procés 100% digital, sense papers, signatura i notificació electrònica i reduint els temps de gestió fins un 90%

Ja res no serà igual… Certament, hi ha un abans i un després de la posada en marxa de la nova plataforma de contractació de l’Ajuntament de Terrassa, la qual, sota el nom de GIC (Gestió Integral de la Contractació), permet la gestió extrem a extrem dels expedients de compres d’obres, béns i serveis de forma 100% digital i telemàtica.

Així, la publicació automatitzada de concursos a la seu electrònica, la presentació on-line de propostes i documentació acreditativa, la signatura electrònica i notificació telemàtica de resolucions, i l’arxiu digital entre altres, són ja una realitat a l’Ajuntament.

Les primeres experiències que s’han tingut han permès constatar una reducció de més del 85% del temps requerit per a l’adjudicació d’un contracte, la pràctica eliminació de l’ús de paper en la licitació i la simplificació dels tràmits de cara a les empreses. S’ha arribat a gestionar un expedient en menys d’1 dia, feina que en el món en paper durava entre dos i tres setmanes.

A hores d’ara, tots els serveis de l’Ajuntament de Terrassa estan formats en la nova eina i metodologia i a més, s’ha comunicat l’obligació de presentar els expedients de contractació de forma telemàtica, de manera que els expedients en paper deixen de tenir validesa.

En tot això, també ha tingut molt a veure el fet d’incorporar funcionalitats de seguiment, traçabilitat i auditoria, les quals permeten disposar d’informació en temps real respecte els tràmits que s’han completat i estan pendents per un determinat expedient, consultar-ne tots els detalls i accedir a la seva documentació annexa.

De forma col·lateral, el projecte també ha permès construir dues potents palanques per continuar i aprofundir en la transformació i modernització interna de l’Ajuntament. Per una banda, s’ha definit una nova metodologia per a sistematitzar la revisió dels tràmits existents amb l’objectiu de simplificar-los i fer-los més eficients (Model de Govern de Processos). I per l’altra, s’han implementat una sèrie de serveis i plataformes tecnològiques de suport al desplegament de l’administració electrònica (portals de treball i col·laboració, motor de gestió de processos – BPM, gestió documental, registre telemàtic d’entrada/sortida, signatura electrònica, notificació telemàtica, etc.). Tots aquests elements d’infraestructura han estat dissenyats per a constituir una base reutilitzable pel conjunt d’expedients i tràmits de l’Ajuntament, la qual cosa ja està permetent abordar en paral·lel la digitalització d’altres expedients, com l’expedient de cadastre, de padró o de llicències d’obres, reduint terminis i costos d’implementació.

Ja res no serà igual… o sí: l’èxit del projecte referma el tarannà innovador de l’Ajuntament de Terrassa i el seu compromís amb la modernització de l’administració local. Ja res no serà igual… serà millor.